Jak prawidłowo poprowadzić stacjonarne spotkanie biznesowe?

Mogłoby się wydawać, że organizacja spotkania biznesowego nie jest działaniem szczególnie trudnym. Przecież każdy z nas chociaż raz zapraszał rodzinę lub znajomych na organizowane przez siebie wydarzenie – imieniny, 18-stkę czy parapetówkę. Wystarczy przenieść swoje doświadczenia na grunt zawodowy i voila! przygotowanie spotkania biznesowego mamy opanowane. 

W rzeczywistości organizacja spotkania biznesowego wymaga sporego wysiłku. Wiąże się z umiejętnością dobrego planowania, równoległego działania na wielu płaszczyznach oraz szybkiego reagowania w sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności. Tylko wtedy można założyć, że spotkanie będzie efektywne i spełni zakładane cele. 

PLANOWANIE 

Przebieg spotkania biznesowego należy dobrze przemyśleć i zaplanować. Po pierwsze należy zdefiniować jego cel – co chcemy dzięki niemu osiągnąć? Dopiero, gdy znamy odpowiedź na to pytanie możemy przejść do projektowania kolejnych elementów. Inne rozwiązania będą skuteczne w przypadku, gdy organizujemy spotkanie świąteczne pracowników zespołu, inne sprawdzą się gdy chcemy pozyskać nowych kontrahentów. Dlatego bez precyzyjnego określenia celu spotkania nie zdołamy stworzyć optymalnego planu. 

Gdy wiemy już, czego oczekujemy od spotkania biznesowego, przychodzi czas na zaplanowanie jego komponentów: 

• Ilu będzie uczestników spotkania (lista gości, lista gospodarzy)? 
• Gdzie i kiedy ma się odbyć spotkanie? 
• Ile czasu ma trwać? 
• Jaka będzie jego forma (prelekcje, panele dyskusyjne, interaktywne formy, catering, elementy rozrywkowe ect.)? Kto będzie je prowadził?  
• Czy i jakie rozwiązania audio-wizualne będą konieczne? 
• Czy będą przewidziane materiały dla uczestników? Jeżeli tak, to jakie? 
• Jaki dress-code będzie obowiązywał na spotkaniu? 
• Czy spotkanie będzie wymagało zapewnienia dojazdu i/ lub noclegu uczestnikom? 
• Jaki budżet jest potrzebny? Jakim budżetem dysponuje organizator? 

DZIAŁANIE 

Mając opracowany plan możemy przystąpić do jego realizacji. Tu również warto pamiętać o kilku ważnych kwestiach: 

• Miejsce spotkania – rezerwując miejsce musimy wziąć pod uwagę, że powinno być ono  dopasowane do charakteru spotkania. Nie może być zbyt małe lub zbyt duże – uczestnicy powinni czuć się w nim komfortowo. Jeżeli podczas spotkania zamierzamy korzystać z prezentacji, wideo-konferencji czy też nagłośnienia, sala powinna być odpowiednio wyposażona (lub musimy sami o to zadbać np. wypożyczając potrzebny nam sprzęt). Jeżeli chcemy zapewnić catering podczas spotkania należy się upewnić, że będzie on możliwy do wydania w zaplanowanej przez nas formie, w wybranej lokalizacji spotkania.  
• Agenda spotkania – musimy ustalić jaki ma być przebieg organizowanego spotkania, czyli jaka będzie kolejność prelegentów i długość ich wystąpień. Układając przebieg spotkania nie możemy zapominać o zaplanowaniu przerw, najlepiej po zakończeniu każdego bloku tematycznego. Dzięki temu uczestnicy będą mieli czas na chwilę oddechu, skorzystanie z toalety, czy wykonanie pilnego telefonu.  
• Zaproszenie na spotkanie – powinniśmy wysłać je odpowiednio wcześnie (najlepiej 2-3 tygodnie przed terminem), tak aby uczestnicy mieli czas na zaplanowanie swoich kalendarzy. W zaproszeniu powinniśmy umieścić wszystkie ważne informacje – temat, miejsce i termin spotkania, agendę, notki o prelegentach, obowiązujący dress-code ect. Warto poprosić o potwierdzenie uczestnictwa, dzięki czemu będziemy wiedzieli ilu gości będzie obecnych na spotkaniu. 
• Przygotowanie materiałów – jeżeli zamierzamy podczas spotkania przekazać uczestnikom jakiekolwiek materiały (ulotki, broszury, upominki ect.) ich przygotowanie należy rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem. W szczególności, gdy są one tworzone specjalnie na potrzeby organizowanego przez nas wydarzenia.     

NIEPRZEWIDZIANE SYTUACJE 

Bez względu na to, jak precyzyjnie zaplanujemy i przygotujemy spotkanie biznesowe, zawsze może wydarzyć się coś niespodziewanego – awaria sprzętu, opóźnienie dostarczenia cateringu, utrudnienia komunikacyjne, powodujące brak możliwości dotarcia na czas uczestników spotkania. Ważne jest, abyśmy w takich sytuacjach zachowali spokój i skupili się na znalezieniu sposobu, który pozwoli nam opanować „kryzys”.    

Autor artykułu: Aneta Skowyra-Mazur – Trener Biznesu, Konsultant DISC, praktyk sprzedaży i zarządzania sprzedażą