Wykorzystanie danych o pracownikach do podejmowania lepszych decyzji biznesowych i strategicznych

Dane stanowią nieoceniony zasób dla firmy. W szczególności, informacje dotyczące pracowników mogą przynieść ogromne korzyści zarówno pracodawcom, jak i samym pracownikom. Wykorzystanie danych o pracownikach do podejmowania decyzji biznesowych i strategicznych może przynieść wiele korzyści. Prowadzić np. do lepszego zarządzania talentami, zwiększenia produktywności, poprawy morale pracowników i ostatecznie do zwiększenia rentowności. Jednak warto pamiętać o etyce i prywatności podczas pracy z takimi danymi. Organizacje muszą zapewnić, że dane są zbierane i wykorzystywane zgodnie z prawem. 

Znaczenie analizy danych  

Analiza danych o pracownikach, znana również jako analityka HR, polega na zbieraniu, analizowaniu i interpretowaniu dużych ilości danych o pracownikach w celu podejmowania decyzji biznesowych. Może to obejmować analizę danych historycznych, bieżących i przewidywanych. Dane te mogą obejmować informacje o wydajności, umiejętnościach, zaangażowaniu, satysfakcji z pracy itd. 

• HR Analytics: To podejście polega na analizie danych HR w celu uzyskania wglądu w różne aspekty pracy pracowników. Można analizować takie dane jak rotacja pracowników, absencje, wyniki ocen pracowniczych czy efektywność szkoleń. 
• People Analytics: To bardziej strategiczne podejście, które łączy dane HR z celami biznesowymi. Analiza danych o pracownikach jest tu wykorzystywana do podejmowania kluczowych decyzji, takich jak planowanie rozwoju organizacji czy optymalizacja struktury zespołów. 

Metody pozyskiwania danych  

• Formularze zatrudnienia: Przyjęcie do pracy zwykle wymaga wypełnienia formularzy, w których pracownik podaje podstawowe informacje osobowe. 
• Systemy informatyczne HR: Firmy często korzystają z systemów ATS do gromadzenia danych o pracownikach, takich jak dane osobowe, historię zatrudnienia, wynagrodzenia, oceny pracownicze itp. 
• Wywiady i oceny pracownicze: Bezpośrednie rozmowy z pracownikami, jak również regularne oceny ich pracy, mogą dostarczać cennych informacji. 
• Monitoring pracy: Niektóre firmy stosują systemy monitorowania pracy, które zbierają dane dotyczące czasu spędzanego w pracy, aktywności na komputerze itp. 

W przypadku pozyskiwania danych o pracownikach firma zwykle potrzebuje zgody od pracowników na zbieranie, przechowywanie i przetwarzanie ich danych osobowych. Jest to zwykle zgodne z przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, takimi jak RODO (w Unii Europejskiej) lub inne podobne przepisy obowiązujące w danym kraju. W niektórych przypadkach zgoda może być zawarta w umowie o pracę lub w oddzielnym dokumencie.  

Wykorzystanie danych pracowniczych 

• Lepsze zarządzanie talentami: Dane o pracownikach pozwalają na dokładne zrozumienie ich umiejętności, doświadczenia i aspiracji. To z kolei ułatwia skuteczne przyporządkowanie zadań, rozwijanie kompetencji i planowanie ścieżek kariery. 
• Precyzyjne rekrutacje: Analiza danych pozwala na identyfikację wzorców wśród najlepszych pracowników. Dzięki temu można tworzyć bardziej trafione profile kandydatów i zwiększać szanse na zatrudnienie osób, które najlepiej pasują do firmy. 
• Zarządzanie wydajnością: Dane o wynikach pracy pozwalają na monitorowanie wydajności pracowników. To umożliwia szybkie reagowanie na ewentualne problemy i dostosowywanie strategii zarządzania. 
• Zrozumienie potrzeb pracowników: Analiza danych pozwala na zrozumienie, czego pracownicy oczekują od firmy. To może prowadzić do lepszego dostosowania oferty benefitów, programów rozwojowych i innych działań. 
• Wydajność: Dane  dot. efektywności pracy i umiejętnościach pracowników mogą pomóc menedżerom w identyfikowaniu obszarów, które wymagają poprawy, a także w rozpoznawaniu i nagradzaniu doskonałej pracy. Może to również pomóc w planowaniu szkoleń i rozwoju zawodowego. 
• Poziom zaangażowania: Dane dot. zaangażowania i satysfakcji z pracy mogą pomóc w zrozumieniu, co motywuje ich pracowników, co z kolei może prowadzić do zwiększenia produktywności i lojalności pracowników. 
• Zgodność z przepisami prawnymi: Firmy muszą zbierać pewne dane o pracownikach zgodnie z przepisami prawnymi, takimi jak dane kontaktowe, numer ubezpieczenia społecznego, informacje o zatrudnieniu, itp. 
• Bezpieczeństwo i ochrona danych: Pozyskiwanie danych o pracownikach może również służyć zapewnieniu bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochronie poufności informacji. 

Dane o pracownikach to cenny zasób, który na pewno wesprze firmy w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych. Czas zacząć korzystać z potencjału, jaki drzemie w informacjach (które już posiadamy) o naszych pracownikach/firmie!

Autor artykułu: Marta Woszczyńska – HRBP, EB Specjalistka, Trenerka DISC