Jak zakończyć z klasą, czyli o offboardingu słów kilka

Dlaczego firma powinna zadbać o ten proces dla swojego dobra?

Offboarding to proces składający się z szeregu działań, które musi podjąć pracodawca, kiedy pracownik (albo firma) zdecyduje się zrezygnować ze współpracy. Niezależnie od formy umowy, jaka łączy obie strony, taki proces zawsze powinien zostać przeprowadzony. Ma on duży potencjał i możliwości, bo z jednej strony służy do wsparcia pracownika w przekazaniu obowiązków, wypożyczonego sprzętu oraz sprawach administracyjnych. Z drugiej strony pozwala uzyskać feedback na temat warunków pracy, podczas exit interview (lub ankiety) z pracownikiem. A z trzeciej strony, w sposób kulturalny i profesjonalny podziękować za współpracę, pozostawiając pracownika z pozytywną opinią o firmie. 

Wg Kodeksu pracy w przypadku standardowego wypowiedzenia umowy o pracę, pracownik na wypowiedzeniu ma takie same prawa i obowiązki jak pozostałe osoby w zespole tj. prawo do wynagrodzenia i świadczeń socjalnych. Nadal jest także zobowiązany do świadczenia pracy przez cały okres wypowiedzenia. A w tym czasie może skorzystać z takich uprawnień jak: 

• dni wolne na poszukiwanie pracy, Jak zakończyć z klasą, czyli o offboardingu słów kilka
• wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego lub otrzymanie ekwiwalentu pieniężnego, 
• zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, 
• odszkodowanie czy odprawa.

Poznajemy firmę po tym, jak kończy, a nie jak zaczyna, czyli nie każdy potrafi przeprowadzić offboarding

W momencie, kiedy pracownik podejmuje decyzje o zakończeniu współpracy, to oprócz formalności z tym związanych i poinformowania przełożonego, powinien liczyć się z innymi konsekwencjami, których doświadczy. Mianowicie z podejściem, czyli sposobem interpretacji tej decyzji i odniesienia się do niej, przez firmę, managera i innych współpracowników. Tutaj opcji jest wiele, ale zwykle spotykamy się z dwoma scenariuszami: 

• “Szkoda, fajnie było”. Będzie miłe pożegnanie i życzenia “Powodzenia!”. W ostatni dzień możemy się spodziewać spotkania, może nawet ciasta, uścisków i prezentu. Wszystkie sprawy administracyjne itp. przebiegną sprawnie i elastycznie. 
• “Chcesz odejść?! (obrażenie, foch, plotki, spekulacje) To my ci tu teraz pokażemy!” A co pokażą? Negatywny przykład jak zakończyć współpracę “paląc mosty”, niepotrzebnie stresując pracownika, niszcząc mu wypracowaną w zespole reputację i narażając na inne niemiłe sytuacje.

Kilka przykładów takich sytuacji — czyli jak nie należy się zachowywać: 

• Szef chcący jeszcze na koniec kilkuletniej współpracy, zniszczyć reputacje pracownika w oczach zespołu m.in. na spotkaniach 1×1 tłumaczy decyzję o zakończeniu współpracy w sposób prześmiewczy oraz używając sformułowań: “nie słuchaj”, “nie licz się z … zdaniem”, “nie koleguj się z …” – wprost podważa reputację, sugerując ucięcie kontaktu ze współpracownikiem. 
• Przełożony, który w emocjach pisze maila/list do pracownika, zarzucając mu wieloletnią niekompetencję, sugerując, że jego praca była także podważana przez innych pracowników. 
• W czasie okresu wypowiedzenia dorzucanie obowiązków albo wręcz odwrotnie odbieranie ich od razu, odcinanie dostępu, wykluczanie ze spotkań itp. – tak jakby pracownik przestał istnieć w organizacji w momencie podjęcia decyzji o odejściu, pomimo, że nie jest zwolniony ze świadczenia pracy i do końca wypowiedzenia musi pracować. 
• Przełożeni w okresie wypowiedzenia, często także zwiększają kontrolę nad takim pracownikiem (tworzy się micromanagement), wytykają błędy, pouczają albo oczekują nagle częstych i bardzo szczegółowych raportów z wykonywanych obowiązków (czego nie robili do tej pory). 

Tego typu praktyki niestety się zdarzają i są bardzo szkodliwe dla obu stron. Dlaczego tak się dzieje? 

Tworzą je głównie niedoświadczeni liderzy, którzy nie potrafią sobie poradzić (głównie z emocjami i niekompetencją) w takich stresujących sytuacjach. Głównym czynnikiem w aspekcie przełożonych jest jednak chęć pokazania i sprawowania władzy. Innym zapalnikiem są wcześniejsze zatargi, żale, konflikty, które wychodzą na jaw. Ktoś, kto nie potrafi rozwiązywać konfliktów na bieżąco, uważa, że teraz to dobry moment, żeby się wyżyć, bo już nie musi trzymać emocji na wodzy. Może dominować chęć zrobienia na złość z zawiści, zazdrości czy odczucia wewnętrznej satysfakcji. Zatem w wielu przypadkach — nie możliwość poradzenia sobie z emocjami, powoduje eskalację negatywnych sytuacji. Może kiedyś znowu się spotkamy z tymi ludźmi i poniesiemy konsekwencje swojego zachowania (w kontekście prywatnym lub zawodowym), w najmniej spodziewanym momencie. Warto zatem zadbać o swoje emocje i zachowanie, w tych ostatnich dniach pracy (swojej i kolegi/koleżanki). 

Offboarding poprawnie i z klasą

TO DO lista działań, które powinny zostać wykonane przez pracodawcę w czasie okresu wypowiedzenia pracownika: 

• Kadry i administracja. Pracodawca powinien rozważyć zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy i ustalić z pracownikiem wykorzystanie zaległego urlopu oraz ewentualną możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia, przysługujących dotychczas benefitów. 
• Komunikacja w zespole. Niezbędny element to poinformowanie zespołu o decyzji pracownika (bez podania przyczyny). Tylko klarowna komunikacja — niedopowiedzenia i plotki potrafią popsuć atmosferę i morale w zespole. 
• Przekazanie obowiązków/zastępstwo. Pracodawca powinien wskazać osobę, która przejmie obowiązki zwalniającego się pracownika. Ustalić konkretny plan w realnych ramach czasowych, co pomoże uporządkować ogrom tematów do zaopiekowania się. 
• Obiegówka. Czas na dopilnowanie zarówno oddania sprzętu, jak i zabezpieczenia danych i odpięcia dostępów do narzędzi i komunikatorów. 
• Exit interview – rozmowa podsumowująca przebieg zatrudnienia/współpracy (zależnie od formy umowy). To doskonała okazja, by uzyskać cenny feedback od osoby, która patrzy już na organizację z innej perspektywy. Aby jednak pracownik chciał się podzielić swoją opinią, należy stworzyć życzliwą przestrzeń do rozmowy (czasem lepiej, jeśli spotkanie prowadzi osoba neutralna np. HR). Jeśli pracownik nie będzie chciał się podzielić swoimi spostrzeżeniami, to nie zmuszajmy go do tego, może odmówić obecności i komentarza.
• Ostatni dzień pracy to przede wszystkim podziękowanie pracownikowi za współpracę. Miłym gestem będzie prezent od firmy tzw. “goodbye pack”.

Zrobimy to dobrze — będą profity

Były pracownik to ambasador firmy. Będzie się wypowiadał na jej temat, i wiele zależy od podejścia firmy w czasie offboardingu, czy ta opinia będzie pozytywna, czy negatywna. Warto zatem zadbać o ostatnie dni w pracy każdego pracownika (tym bardziej, jeśli nie dbaliśmy wcześniej), ale także utrzymać kontakt, bo być może w przyszłości niektórzy z nich rozważą powrót. Takie programy dla tzw. alumnów, sprawdzają się już dobrze w korporacjach. Osoba, która odchodzi w przychylnej atmosferze, chętniej chwali i poleca firmę innym. 

Odchodząca osoba ma kontakt z obecnymi pracownikami, więc niekorzystne sytuacje podczas offboardingu mogą znacznie obniżyć ogólne samopoczucie w pracy i spowodować, że więcej osób zastanowi się nad sensem dalszej współpracy z firmą, traktującą pracowników w nieprzyjemny sposób. 

Efektywny offboarding pozwala płynnie przekazać innym zgromadzoną wiedzę przez zwalniającego się pracownika. Dzięki temu nawet po odejściu kluczowej osoby, zespół jest w stanie działać dalej sprawnie. Pracownicy, którzy pozostają, mogą odpowiednio wcześniej przygotować się do przejęcia obowiązków i wdrożenia nowej osoby. 

Doświadczenia pracownika w tych ostatnich miesiącach/dniach okresu wypowiedzenia, przekłada się na ogólny wizerunek firmy w oczach pracownika. Każda firma powinna zadbać o ten proces, aby nie pogłębiać istniejących konfliktów, wykonać wszystkie swoje i pracownika obowiązki, oraz przeciwdziałać złej reputacji, ponieważ bezpośrednio wpływa to na pozyskiwanie kandydatów czy klientów. 

Kończąc współpracę, obie strony, pracodawca i pracownik, nie powinny palić za sobą mostów i jednak pożegnać się w sposób kulturalny. Niezależnie jak zachowuje się pracownik na wypowiedzeniu albo jak zachowywał się wcześniej, dla firmy zakończenie współpracy profesjonalnie jest kluczowe. Offboarding jest procesem ważnym, potrzebnym i oddziałującym na firmę i jej procesy.