Jak nie zrobić z rozmowy rocznej wydarzenia, czyli w kilku słowach o udzielaniu informacji zwrotnej na bieżąco

W niektórych firmach istnieje ustrukturyzowany proces rozmowy rocznej, zwanej też często oceny rocznej. Polega on na tym, że manager spotyka się ze swoim pracownikiem i w oparciu najczęściej o przygotowany wcześniej formularz, podsumowuje z pracownikiem ostatnie 12 miesięcy pracy. Czasami funkcjonuje przegląd w trakcie roku, podczas którego manager sprawdza, czy wyznaczone wcześniej cele są wciąż aktualne, czy należy je zaktualizować z uwzględnieniem bieżącej sytuacji. 

Formularze rozmowy rocznej wyglądają w różnych firmach bardzo różnie.

Mogą być rozbudowane, przykładowo zawierać elementy walidacji, czy pracownik działa zgodnie z wartościami firmy albo mieć wbudowaną część, z której pracownik dowie się, jak inni współpracownicy oceniają jego pracę i postawę. Takie formularze rozmowy rocznej mogą też zamknąć się na dwóch stronach – jednej z podsumowaniem tego, co się wydarzyło, a na drugiej ze wskazaniem celów na kolejny okres. Nie ma tutaj idealnego rozwiązania – to wszystko zależy od kultury firmy, oczekiwań zarządu i celów, jakie firma sobie stawia.

Wspólnym mianownikiem takiej rozmowy rocznej jest natomiast ocena efektywności pracy (CO zostało/nie zostało zrealizowane) i zachowania (JAK to zostało zrobione). Bardziej dojrzały manager wykorzysta takie spotkanie, by dowiedzieć się więcej o oczekiwaniach pracownika i dopyta o jego motywację tak, by móc wspólnie przygotować plan rozwojowy w oparciu o cele, które są do realizacji. 

Formularz, formularzem, ocena, oceną, ale coraz częściej mówi się o tym (co potwierdzają badania), że pracownicy, szczególnie Ci młodsi, domagają się wręcz informacji zwrotnej na bieżąco. Pracownicy chcą wiedzieć, co robią dobrze i w czym się sprawdzają, a co wymaga od nich poprawy. Nie chcą czekać na „doroczne wydarzenie”, jakim w wielu firmach, w których nie funkcjonuje kultura stałego udzielania informacji zwrotnej, jest rozmowa. Brak informacji w trakcie roku budzi ich lęk i stres przed rozmową, bo nie słysząc wcześniej, jak im idzie, nie wiedzą zupełnie czego się spodziewać.

Kiedyś moja znajoma opowiedziała mi faktyczną sytuację z jej życia zawodowego. Pracując na stanowisku specjalisty, miała, mówiąc najogólniej, mało wylewną szefową. Przełożona bardzo rzadko informowała moją znajomą, jak jej idzie. Praktycznie można się było tylko domyślić, że skoro nic nie mówi, to znaczy, że chyba dobrze pracuje i jest z niej zadowolona. Menagerka czekała z przekazaniem informacji zwrotnej na koniec roku, do rozmowy rocznej. Jakże wielkie było zaskoczenie i zdumienie mojej znajomej, gdy jej przełożona wyciągnęła swój notes i chcąc, jak zakładam w dobrej wierze, udzielić informacji zwrotnej, przytoczyła sytuacje, które miały miejsce w trakcie roku, z dokładnym wskazaniem dat, miejsca i osób. Znajoma w połowie przypadków nie mogła sobie przypomnieć tych zdarzeń i ich szczegółów. Trudno jej było wyciągnąć wnioski, nie wspominając o jakichkolwiek działaniach naprawczych. Jej zaufanie do przełożonej i poczucie komfortu zostały zaburzone. Wystarczyło, gdyby te wszystkie informacje dostała wcześniej na bieżąco.