Zarządzanie zmianą - kluczowa umiejętność współczesnego managera 

Znane powiedzenie mówi, że jedyną pewną w życiu jest zmiana. Realia świata B.A.N.I. – kruchego, niespokojnego, nieliniowego i przez to niezrozumiałego, powodują, że przyzwyczailiśmy się do życia w nieustannej zmianie. W trybie ciągłym dostosowujemy swoje decyzje i działania do nowych okoliczności, starając się jak najlepiej do nich dopasować. Ta dynamika dotyka zarówno naszego życia prywatnego, jak i (a może przede wszystkim) życia zawodowego.  

Prowadzenie biznesu w obecnych czasach jest szczególnie obarczone koniecznością wprowadzania gwałtownych i następujących szybko po sobie zmian. Globalizacja, rosnące koszty działalności, rozwój technologii i AI powodują, że przedsiębiorstwa nieustannie projektują i wdrażają usprawnienia i reorganizacje, mające na celu zwiększenie konkurencyjności i opłacalności ich funkcjonowania. Firmy ewoluują, a przeprowadzane przez nie transformacje dotykają wielu obszarów, dlatego umiejętność zarządzania zmianą przez zatrudnionych w ich strukturach managerów buduje przewagę na rynku i stanowi o sukcesie organizacji. 

Zarządzanie zmianą (ang. change management) to to ogół działań prowadzących do wdrożenia i utrwalenia zaplanowanych modyfikacji, koniecznych z punktu widzenia konkurencyjności, rentowności, ergonomiczności ect.  Zmiana może dotyczyć różnych aspektów funkcjonowania firmy – kadry zarządzającej, podwładnych, technologii, procesów, procedur czy struktury organizacyjnej. Jednak bez względu na jej przedmiot, zawsze jest procesem określonym w czasie i mającym przynieść określone korzyści (ma konkretnie zdefiniowany cel). 

Prawidłowy proces zarządzania zmianą składa się z kilku etapów: 

• Diagnozy potrzeby wprowadzenia zmiany.  
• Zdefiniowania celu, jaki firma chce osiągnąć wprowadzając zmianę. 
• Zaplanowania procesu. 
• Odpowiedniej komunikacji (wewnątrz firmy, a czasami także na zewnątrz). 
• Wdrożenia procesu oraz monitorowania jego przebiegu. 
• Zakończenia procesu oraz sprawdzenia efektów. 
• Wdrożenia rozwiązań mających utrwalić wprowadzone zmiany. 

Zarządzanie zmianą nie jest procesem łatwym, ponieważ zawsze zawarty jest w niej komponent ludzki – to pracownicy, którzy muszą dostosować się do zmienianych realiów. Zmiana wyrywa ich ze znanej im rzeczywistości, wymaga wysiłku poznania i przyswojenia nowych rozwiązań, budzi niepokój dotyczący stabilności zatrudnienia. Dlatego jednym z najważniejszych czynników przyczyniających się do sukcesu wprowadzenia zmiany jest prawidłowe poinformowanie, przeszkolenie i wdrożenie pracowników, dobierając odpowiedni poziom zaawansowania komunikacji i szkoleń. Wyjaśnienie przyczyn i określenie celu wprowadzanych zmian pozwala rozwiać niepewność oraz niweluje spadek zaangażowania. Kluczową rolę odgrywa tu manager – jego postawa, umiejętność motywowania oraz wspierania ludzi wpływa na skuteczność całego procesu. 

Istnieją 2 strategie wprowadzania zmiany w organizacji: ewolucyjna i rewolucyjna. Strategia ewolucyjna zakłada wprowadzanie zmian małymi krokami. Opiera się na stopniowych ulepszeniach i drobnych modyfikacjach w ramach istniejących struktur i procesów. Takie podejście pozwala zminimalizować opór pracowników oraz zapewnia większą stabilizację organizacyjną. Jego wadą jest długi czas potrzebny do osiągnięcia zamierzonego celu. Strategia rewolucyjna stanowi przeciwieństwo strategii ewolucyjnej – przebiega gwałtownie i radykalnie. Jest skuteczna w sytuacji, gdy organizacja musi szybko dostosować się do zmieniającego się otoczenia biznesowego lub odzyskać konkurencyjność np. poprzez redukcję zatrudnienia, restrukturyzację czy wdrożenie nowego modelu biznesowego. Niesie jednak ryzyko zakłóceń w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa i może wywołać znaczny opór u pracowników, co finalnie może skutkować wysokimi kosztami wdrożonych zmian.   

Bez względu na zakres wprowadzanych zmian i przyjętą strategię, końcowym etapem wdrożenia jest zaplanowanie działań prowadzących do utrzymania zmiany. W przeciwnym wypadku może okazać się, że z upływem czasu firma wróciła „na stare tory”, a czas, energia i środki wydane na wprowadzenie nowych rozwiązań stały się bezzasadnym kosztem. 

Autor artykułu: Aneta Skowyra-Mazur – Trener Biznesu, Konsultant DISC, praktyk sprzedaży i zarządzania sprzedażą