Wykorzystanie analizy danych HR w procesach decyzyjnych

Analityka danych w dziedzinie zasobów ludzkich (HR) stanowi kluczowy element współczesnego zarządzania organizacjami. Pozyskiwanie i wykorzystywanie danych od HR może przynieść wiele korzyści dla pracowników oraz sukcesu biznesowego firmy.  

Wartość danych HR 

Dlaczego warto sięgać po te dane?  

Stanowią nieocenioną pomoc dla managerów i prezesów firm, w podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych. Pozwalają na: 

• Precyzyjne prognozowanie potrzeb kadrowych: Można prognozować zmiany w strukturze zespołu oraz planować potrzeby kadrowe. 

• Identyfikację obszarów wymagających interwencji np. tych o wysokim poziomie absencji, niskiej wydajności czy wysokim poziomie rotacji, co umożliwia szybką interwencję i minimalizację negatywnych skutków dla organizacji. 

• Optymalizację procesów rekrutacyjnych: Managerowie i prezesi mogą dokładnie określić profile kandydatów oraz wybierać najbardziej efektywne kanały rekrutacyjne, co przyczynia się do skrócenia czasu zatrudnienia i zwiększenia trafności rekrutacji. 

• Lepsze zrozumienie pracowników: Głębsze zrozumienie zachowań, preferencji i motywacji pracowników, pozwala dostosować strategie zarządzania zasobami ludzkimi do indywidualnych potrzeb pracowników, co prowadzi do zwiększenia zaangażowania i retencji. 

• Proaktywne zarządzanie talentami: Identyfikacja talentów w organizacji i opracowanie strategii ich rozwoju i retencji. Pozwala to uniknąć luk w kluczowych obszarach kompetencyjnych oraz skuteczniej zarządzać sukcesją. 

• Monitorowanie wydajności: Dane umożliwiają śledzenie wskaźników wydajności pracowników. Prezesi i managerowie mogą na bieżąco monitorować, czy cele są osiągane, czy też istnieje potrzeba wprowadzenia zmian. 

• Poprawa retencji pracowników: Dział HR jest w stanie zidentyfikować czynniki wpływające na rotację pracowników, takie jak brak zadowolenia z pracy czy nieodpowiednie wynagrodzenie. Dzięki temu organizacje mają możliwość podejmowania skutecznych działań mających na celu zatrzymanie swoich najbardziej wartościowych pracowników. 

• Optymalizacja wynagrodzeń i benefitów: Dzięki analizie danych dotyczących wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych oraz ich porównaniu z danymi rynkowymi, organizacje są w stanie precyzyjnie ustalić odpowiednie poziomy wynagrodzeń i korzyści. Ta strategia pozytywnie wpływa na zadowolenie pracowników oraz zwiększa konkurencyjność organizacji na rynku pracy.  

Jakie dane warto zbierać? 

Ważne, aby wiedzieć, jakie dane są istotne dla procesów decyzyjnych. Analityka w HR wpływa na każdy etap życia pracownika: od zatrudnienia, przez pracę w zespole, po zakończenie współpracy. Właśnie dlatego daje nam kompleksową wiedzę na temat życia pracownika, procesów, zatem i całej organizacji. Przykładowe wskaźniki wykorzystywane w HR. Może ich być dużo więcej, w zależności od tego co potrzebuje zmierzyć dana organizacja. 

Wskaźniki rekrutacji:  

• Czas trwania procesu rekrutacyjnego (Time To Hire) – mierzy średni czas potrzebny na zakończenie procesu rekrutacji od momentu ogłoszenia do podpisania umowy z nowym pracownikiem.  

• Źródło rekrutacji  – śledzi skuteczność poszczególnych kanałów rekrutacyjnych w pozyskiwaniu wysokiej jakości kandydatów.  

• Wskaźnik konwersji – określa odsetek kandydatów, którzy przechodzą przez kolejne etapy procesu rekrutacyjnego i zostają zatrudnieni.  

Wskaźniki zatrudnienia i rotacji:  

• Wskaźnik rotacji pracowników – mierzy odsetek pracowników, którzy opuszczają organizację w określonym okresie. Może być podzielony na wskaźnik rotacji całkowitej oraz wskaźnik rotacji kluczowych pracowników.  

• Wskaźnik zadowolenia pracowników  – ocenia poziom satysfakcji pracowników na podstawie badania, ankiety lub narzędzia do analizy nastrojów pracowniczych.  

• Wskaźnik udziału w szkoleniach i rozwoju – mierzy, ile pracowników bierze udział w programach szkoleniowych i rozwojowych, co pozwala ocenić zaangażowanie w rozwój kompetencji.  

Wskaźniki wydajności pracowników:  

• Wydajność pracownika – ocenia produktywność i osiągnięcia pracowników na podstawie ustalonych celów i mierników efektywności.  

• Wskaźnik absencji – monitoruje poziom nieobecności pracowników, takich jak zwolnienia chorobowe, urlopy czy dni wolne, które mogą wpływać na wydajność pracy.  

• Wskaźnik współczynnika wykorzystania czasu pracy – mierzy, jak efektywnie pracownicy wykorzystują czas pracy i wykonują przydzielone zadania.  

Wskaźniki dotyczące benefitów:  

• Wskaźnik uczestnictwa w oferowanych benefitowych – mierzy odsetek pracowników, którzy korzystają z oferowanych przez firmę benefitów  

• Wskaźnik satysfakcji z benefitów – ocenia poziom zadowolenia pracowników z oferowanych przez organizację benefitów.  

• Wskaźnik kosztów benefitów – analizuje koszty związane z oferowaniem programów benefitowych w stosunku do ogólnych kosztów pracy.  

Wskaźniki offboardingu:  

• Wskaźnik ukończonych rozmów końcowych (Exit Interviews) – ocenia proces offboardingu i może mieć wpływ na określenie powodów rotacji pracowników.   

Wskaźnik onboardingu: 

• Wskaźnik oceny procesu wdrożenia — ocenia proces i może mieć wpływ na szybkość i jakość zaaklimatyzowania się w firmie, dostosowania do obowiązków i współpracy w zespole (zaangażowanie i efektywność).  

Narzędzia do analizy danych  

Aby skutecznie wykorzystać analitykę danych w dziale HR, niezbędne są odpowiednie narzędzia.  

• Systemy zarządzania danymi HR (HRMS) to kompleksowe systemy informatyczne, które pozwalają na gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie danych HR. Te systemy umożliwiają centralizację informacji dotyczących pracowników, ich historii zatrudnienia, wynagrodzeń i innych istotnych danych, które mogą być wykorzystane do analizy i raportowania.  

• Narzędzia do wizualizacji danych odgrywają kluczową rolę w analizie danych HR, ponieważ umożliwiają czytelne zaprezentowanie wyników analiz i wniosków, tworzenie interaktywnych wykresów, diagramów i dashboardów, które ułatwiają zrozumienie i interpretację danych.  

• Narzędzia do analizy predykcyjnej, wykorzystują modele statystyczne i algorytmy uczenia maszynowego do prognozowania przyszłych zdarzeń na podstawie danych historycznych. Mogą być wykorzystywane do prognozowania rotacji pracowników, oceny wydajności czy identyfikowania kluczowych czynników wpływających na sukces rekrutacji.  

• Narzędzia do analizy tekstu, pozwala na wydobywanie informacji i wiedzy z nieustrukturyzowanych danych tekstowych, takich jak ankiety, opinie pracowników czy raporty. Narzędzia takie jak Natural Language Processing (NLP) i algorytmy przetwarzania języka naturalnego mogą być wykorzystane do analizy tekstu w celu identyfikacji trendów, nastrojów pracowników czy wykrywania problemów w organizacji.  

Wykorzystanie danych HR staje się niezbędnym narzędziem dla każdej organizacji, która rozumie wartość analizy danych i chce wyciągać wnioski do podejmowania odpowiednich decyzji biznesowych, co przekłada się na wzrost efektywności, wydajności oraz konkurencyjności firmy na rynku.