Kilka słów o rozmowach dyscyplinujących
Robiłam ostatnio zakupy w jednym z sieciowych sklepów spożywczych. Wiecie, takie szybkie zakupy, w stylu „do przygotowania kolacji potrzebuję…” Przechodząc między sklepowymi półkami byłam świadkiem rozmowy między dwiema pracownicami sklepu. Jedna kobieta (kierowniczka?) udzielała reprymendy drugiej (pracownicy?) z powodu złego rozłożenia warzyw. Podniesionym głosem punktowała niedociągnięcia i straszyła konsekwencjami. A wszystko odbywało się na sali sprzedaży, 2 kroki ode mnie – klientki sklepu. To zdarzenie sprowokowało mnie do napisania dzisiejszego artykułu, którego główną bohaterką uczyniłam rozmowę dyscyplinującą.
W idealnym świecie managerowie prowadzą zaangażowane zespoły, które skutecznie i terminowo realizują zadania.
Pracownicy chętnie podejmują działania, są zmotywowani, sumienni i perfekcyjnie wykonują swoją pracę. Brzmi pięknie tylko, że… świat idealny nie istnieje.
W rzeczywistości zdarzają się niedociągnięcia, błędy, czy przekroczenia terminów. Powody są różne – nieprzewidziane okoliczności, złe zarządzanie, błędne założenia w fazie projektowej albo… nierzetelność pracownika. W tym ostatnim przypadku managerowie mogą sięgnąć po narzędzie, jakim jest rozmowa dyscyplinująca.
Rozmowę dyscyplinującą przeprowadza się wtedy, gdy zachowanie pracownika narusza zasady, regulacje, normy lub oczekiwania obowiązujące w miejscu pracy. Istnieje wiele sytuacji, w których może być konieczne przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej – powtarzające się spóźnianie lub nieobecności, naruszenia wewnętrznego regulaminu, nieodpowiednie zachowanie w miejscu pracy, nadużycie środków firmy, niestosowanie procedur i instrukcji, niedostateczna wydajność lub jakość pracy.
Przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej często jest dla managera doświadczeniem mało przyjemnym. Pracownik może zareagować emocjonalnie – płaczem, kłótnią, złością, agresją. Dlatego manager powinien dołożyć starań i dobrze się do niej przygotować. Przygotowanie obejmuje zarówno dogłębne zrozumienie sytuacji oraz zebranie faktów i dowodów na nieodpowiednie zachowanie/ działanie pracownika, jak również zapoznanie się z regulaminami firmy i przepisami prawnymi, które mogą dotyczyć tego zdarzenia. Należy także zadbać o właściwy czas i miejsce, tak aby zapewnić odpowiedni komfort rozmowy (sala sprzedaży, na której znajdują się klienci i inni pracownicy na pewno do nich nie należy).
Podczas prowadzenia rozmowy dyscyplinującej warto przestrzegać kliku ważnych zasad:
- Zachowanie profesjonalnej postawy. Pod tym pojęciem znajdują się: spokój i unikanie emocjonalnych reakcji, skupienie na celu spotkania, ocena zachowania, a nie osoby pracownika, chęć poznania i zrozumienia jego perspektywy.
- Zdefiniowanie celu rozmowy. Należy dokładnie wyjaśnić jaki jest powód rozmowy dyscyplinującej, opisując (wraz z przykładami), niewłaściwe postepowanie pracownika.
- Przywołanie aktualnych zasad. Odniesienie się do regulaminów, przepisów prawa, kontraktów zawartych z zespołem, pozwala przypomnieć pracownikowi obowiązujące w firmie reguły pracy
i współpracy. - Omówienie oczekiwań i konsekwencji. Należy przedstawić wyraźne wytyczne dotyczące działań, jakie musi podjąć pracownik, aby poprawić swoją sytuację oraz konsekwencje, jakie go spotkają, gdy ich nie wykona.
- Wysłuchanie pracownika. To bardzo ważny etap rozmowy dyscyplinującej! Pracownik ma prawo przedstawić swój punkt widzenia oraz wyjaśnić powody swojego zachowania. Zdarza się, że powstałe błędy są skutkiem zdarzeń niezależnych od pracownika (np. choroba lub śmierć kogoś bliskiego, kłopoty osobiste, przemęczenie ect.) – manager powinien wziąć je pod uwagę podczas dalszego przebiegu rozmowy.
- Ustalenie planu działania i zapewnienie wsparcia. Wspólne opracowanie kroków, jakie podejmie pracownik, aby poprawić swoją pracę, daje mu poczucie bezpieczeństwa i wzmacnia zaufanie
do managera i firmy. - Udokumentowanie rozmowy dyscyplinującej, czyli spisanie przebiegu rozmowy, ustaleń i działań, które zostały zaplanowane. Jest to istotne zarówno dla prawidłowego monitorowania pracy pracownika w przyszłości, jak również w przypadku wystąpienia konsekwencji prawnych
(np. w sytuacji, gdy pracownik skieruje się na drogę sądową).
Bez względu na rodzaj „przewinienia” rozmowa dyscyplinująca zawsze powinna być przeprowadzona w sposób sprawiedliwy i z poszanowaniem praw pracownika. Daje mu to szansę na dobre zrozumienie popełnionych błędów, pozwala skupić się na działaniach, umożliwiających wyjście z niekomfortowej sytuacji oraz odsuwa negatywne emocje na dalszy plan.