Jak budować kulturę organizacyjną w zdalnej firmie i czy to się opłaca?

Do budowania kultury organizacyjnej biuro nie jest niezbędne. Można ją tworzyć i umacniać w ramach zespołów pracujących zdalnie, ale jest jednak inna niż w modelu stacjonarnym, ze względu na sposób współpracy i interakcji międzyludzkich w środowisku online.

Charakteryzuje się m.in. kilkoma istotnymi cechami: 

• Wirtualną komunikacją za pomocą narzędzi do rozmów i spotkań. 
• Dystansem społecznym, bo brakuje bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami, co może prowadzić do uczucia izolacji i braku związku z organizacją.  
• Autonomii, gdyż praca zdalna daje pracownikom większą swobodę w organizowaniu swojego czasu i stylu pracy.  
• Zaangażowaniem, na które organizacje kładą nacisk, aby zrekompensować brak bezpośredniego kontaktu, np. mogą organizować programy szkoleniowe, dostarczać narzędzi umożliwiających rozwój zawodowy lub oferować elastyczne godziny pracy. 
• Technologią, umożliwiającą pracę na odległość, co wymaga od pracowników znajomości różnych narzędzi technologicznych i zdolności do ich szybkiego przystosowywania się. 

Raport z badania „Percepcja pojęcia kultury organizacyjnej” mówi o tym, że pod hasłem „kultura organizacji” kryją się atmosfera i relacje w firmie – twierdzi tak 84% pracodawców, jak i pracowników.

A 5 najbardziej istotnych składowych kultury dla pracowników i kandydatów to: 

• Jasne kryteria rozwoju zawodowego i awansów (74%), 
• Wartości obowiązujące w firmie (74%), 
• Ogólny styl komunikowania w firmie (72%), 
• Jasne kryteria wynagradzania pracowników (72%), 
• Sposób komunikowania strategii i celów w firmie (66%). 

Buduj kulturę organizacji zdalnej — świadomie

Myśląc o rozwijającej się kulturze zdalnej firmy skupiamy się na określeniu zasad współpracy i funkcjonowania organizacji działającej w warunkach rozproszonych, gdzie: komunikujemy się online, pracujemy w domu, a spotykamy jedynie podczas integracji, raz na jakiś czas. Wprowadzenie zasad i standardów — realizacji i oceny obowiązków oraz współpracy zespołowej/projektowej — pozwala zbudować zaufanie, zrozumienie i dookreślić kulturę firmy.  

Kultura organizacji zdalnej może być czasem trudna do zbudowania, bo istnieje wiele ograniczeń, ale jest ważna i należy podjąć wyzwanie świadomego jej kształtowania, aby pracownicy czuli się zintegrowani i wspierani, pomimo braku fizycznej obecności w biurze. 

• Zdefiniowanie jasnych celów i wartości jest kluczowe dla budowania kultury każdej firmy. Tak, aby pracownicy rozumieli co to znaczy być członkiem tej organizacji. 
• Wypracowanie standardów pracy, w tym: czasu, jakości i stylu pracy oraz zdalnej komunikacji i niezbędnych narzędzi. Wytyczne jasno sformułowane i powszechnie akceptowane przez pracowników.  
• Zarządzanie zespołem rozproszonym. Liderzy mają kluczową rolę w budowaniu kultury organizacyjnej, zatem powinni być przykładem w podejściu do pracy, podejmowaniu decyzji zgodnych z wartościami firmy oraz utrzymywaniu stałej komunikacji i wsparcia swoich pracowników. 
• Regularna i skuteczna komunikacja. Ważne, aby wszyscy pracownicy mieli jasne wytyczne dotyczące sposobu komunikacji, tj. harmonogramów spotkań online i narzędzi pracy. Zachęcenie do otwartej i szczerej komunikacji, dzielenia się swoimi pomysłami i opiniami. Zadbanie, aby każdy miał dostęp do ważnych informacji firmowych oraz sam generował te, które są niezbędne dla innych/firmy tj. rejestrowanie decyzji podejmowanych na czacie, nagrywanie ważnych spotkań wideo, czy tworzenie notatek do udostępnienia w przestrzeniach publicznych.  
• Kultura feedbacku. Regularnie pracownicy powinni otrzymywać konstruktywną opinię na temat swojej pracy i mieć możliwość wskazywania obszarów, które wymagają poprawy. 
• Zaangażowanie pracowników. Zachęcanie pracowników do wniesienia swojego wkładu w organizację, jak również do uczestniczenia w podejmowaniu decyzji, pomaga budować kulturę organizacyjną. Pracownicy czują się bardziej związani z firmą, gdy mają poczucie, że są częścią procesu decyzyjnego. 
• Różnorodność i elastyczność w praktyce. Kultura organizacyjna w zdalnej firmie powinna tym bardziej uwzględniać różnorodność pod wieloma względami oraz elastyczność w podejściu do pracy i pracownika.  
• Narzędzia i miejsca pracy. Pracownicy muszą być w stanie pracować w wygodnym środowisku, a organizacja powinna zapewnić im odpowiednie narzędzia do pracy zdalnej, takie jak m.in. specjalistyczne oprogramowanie firmowe, czy platformy do komunikacji i zarządzania zadaniami.
• Benefity w firmie zdalnej są równie ważne, jak w innych miejscach, bo są to działania na rzecz dobrostanu pracownika. Zamiast owoców w biurze możemy zaproponować elastyczny czas pracy, czy wsparcie psychologiczne, ale także pakiet standardowych dodatków, czyli kartę sportową i opiekę medyczną.  
• Integracje. Firma powinna starać się organizować okazjonalne lub cykliczne spotkania na żywo, które umożliwiają pracownikom spotkanie się twarzą w twarz, poznanie się lepiej i stworzenie relacji koleżeńskich. To również okazja do wzmacniania kultury organizacyjnej. Istnieje wiele metod na wykorzystanie także integracji online. 
• Zaufanie. Firmom, w których managerowie nie ufają pracownikom bardzo ciężko jest funkcjonować i odnosić sukcesy w trybie pracy zdalnej, gdzie możliwość kontroli jest ograniczona. Wielu pracownikom nadmierne sprawdzanie przez przełożonych i np. częste rejestrowanie czasu czy wyników pracy, może po prostu utrudniać wykonywanie obowiązków i zniechęcać do efektywnej pracy. 
• Nastawienie. Często kluczem do nawiązania dobrych relacji zdalnych są po prostu chęci. Trzeba trochę bardziej się wysilić (niż “na żywo”), aby znaleźć wspólne obszary zainteresowania, organizować spotkania, które faktycznie coś wnoszą oraz poprawnie zrozumieć punkt widzenia każdej osoby.  
• Zatrudniamy pracowników, którzy pasują do kultury firmy, są zmotywowani i potrafią dobrze pracować samodzielnie.
• Obserwujemy, weryfikujemy, badamy kulturę, dzięki np. cyklicznym ankietom i rozmowom indywidualnym o: motywacji, nastrojach, satysfakcji z pracy i współpracy, problemach. Warto się upewnić, że kultura jest dobrze zdefiniowana i jasna dla wszystkich. 

Jeśli świadomie nie zajmiemy się budowaniem kultury organizacyjnej firmy pracującej zdalnie, to będzie ona tak samo rozproszona, jak nasz zespół. Poza tym możemy narazić się na przykre tego konsekwencje tj. brak zaangażowania pracowników w pracę oraz działalność firmy (np. promocje firmy, czy polecanie pracowników do pracy), nieidentyfikowanie się z marką organizacji, wysoki poziom rotacji, czy niepopularność firmy na rynku pracy.

Czy budowanie kultury organizacyjnej w zdalnej firmie się opłaca? Oczywiście — zawsze!

Autor artykułu: Marta Woszczyńska – HR Business Partner