HR jako konsultant w procesie rekrutacji i wsparcie Hiring Managera w doborze najlepszych kandydatów

HR pełni bardzo ważną rolę w procesie rekrutacji, zwłaszcza jako konsultant i wsparcie dla managera w doborze najlepszych kandydatów, aby zminimalizować ryzyko pomyłki. Dlatego ważne jest, aby taki specjalista był aktywnie zaangażowany w proces rekrutacyjny i współpracował ściśle z managerem, poszukującym pracownika do swojego zespołu. 

Dlaczego rola HR w rekrutacji jest niezbędna z punktu widzenia Hiring Managera? 

• Zrozumienie potrzeb zespołu i stanowiska. HR może pomóc managerowi w dokładnym określeniu potrzeb zespołu i wymagań stanowiska, aby zrozumieć, jakie umiejętności i doświadczenie są niezbędne do skutecznego wykonywania tej pracy. 
• Rozreklamowanie oferty pracy, aby przyciągnąć odpowiednich kandydatów. Specjalista HR zna kanały i narzędzia do dystrybucji i wykorzystuje swoją wiedzę o rynku pracy, aby dotrzeć do potencjalnych pasywnych i aktywnych kandydatów. 
• Selekcja kandydatów: HR może przeprowadzać wstępne rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami i oceniać ich umiejętności, doświadczenie i dopasowanie kulturowe do organizacji, motywację, czy przedstawi firmę/stanowisko, odpowie na nurtujące pytania kandydata. Może również wpłynąć na zwiększenie zainteresowania ofertą. Na tym etapie może również zbierać referencje od poprzednich pracodawców i zweryfikować informacje zawarte w CV kandydata.  
• Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych. wsparcie specjalisty HR może okazać się kluczowe, gdyż oceni on kompetencje miękkie, zweryfikuje sposób komunikacji, zbada osobowość. HR może pomóc managerowi w przeprowadzeniu skutecznych i profesjonalnych rozmów kwalifikacyjnych. Wspólnie mogą uczestniczyć w ustaleniu listy pytań i kryteriów oceny odpowiedzi kandydatów. 
• Wsparcie w procesie decyzyjnym. HR pomaga managerowi w wyborze najlepszego kandydata, dostarczając niezbędnych informacji o umiejętnościach, doświadczeniu, wrażeniach z rozmowy i referencjach oraz narzędzi do weryfikacji wspomnianych obszarów.  
• Proces wdrożenia nowego pracownika. HR przeprowadza w porozumienia z managerem proces integracji/onboardingu nowego pracownika, zapewniając niezbędne szkolenia i materiały informacyjne, które pomogą nowemu pracownikowi szybko zaadaptować się w nowym środowisku pracy. 

Wspólny punkt widzenia

 

Wydawałoby się, że Specjalista HR i Hiring Manager w procesie rekrutacji mają podobne priorytety i wspólny cel — zatrudnienie odpowiedniego pracownika. Jednak wiele dodatkowych czynników pojawiających się w tym procesie może zaburzyć tę harmonię. 

Przygotowania do rekrutacji należy rozpocząć od spotkania HR i managera, w celu ustalenia oczekiwań wobec kandydata, przygotowania oferty pracy, oraz wyznaczenia przebiegu etapów selekcji. Od tego spotkania może zależeć dalsza, udana bądź nie, współpraca. W przypadku zapotrzebowania na całkowicie nowe stanowisko w firmie cały proces należy przygotować od podstaw. Niezbędne staje się przekazanie przez managera wszystkich informacji dotyczących oczekiwanych kompetencji, obowiązków i roli w zespole, gdyż to on zna dynamikę swojego zespołu. 

Już podczas pierwszego spotkania pomiędzy HR a managerem mogą pojawić się rozbieżności dotyczące wizji stanowiska.

Obie osoby spoglądają ze swojej perspektywy, mimo wspólnego celu

Specjalista HR skupia się przede wszystkim na: 

• metodach poszukiwania i selekcji kandydatów, 
• terminie zrealizowania rekrutacji, 
• metodach sprawdzenia umiejętności, zważając na kulturę firmy i wartości, jakie są w niej wymagane, 
• liczbie osób do zatrudnienia, 
• rzetelnej ocenie kandydata, i wielu innych aspektach, które występują w rekrutacji. 

Manager skupia się głównie na: 

• kompetencjach i charakterze kandydata, gdyż rozważa je w kategoriach: Czy się dogadamy? Czy wdrożenie będzie przebiegać szybko i bezproblemowo? Czy praca będzie efektywna?  

Zatem istotne są dla niego: 

• konkretne umiejętności (miękkie i twarde), 
• czas dołączenia do zespołu, 
• wdrożenie. 

Niezrozumienie wzajemnych oczekiwań to częsty problem. Odmienna interpretacja potrzeb i wymagań w konsekwencji może doprowadzić do nieporozumień i mało efektywnej rekrutacji. Frustracje pojawiają się najczęściej w momencie, kiedy dostarczony kandydat nie jest “wartościowy” dla managera. W tym momencie powinniśmy zweryfikować wspólnie jeszcze raz wszystkie założenia i ustalić działania naprawcze, które przybliżą nas do celu. 

Znalezienie “wspólnego języka” pomiędzy HR i Hiring Managerem jest bardzo ważne, bo znacząco wpływa na efekt rekrutacji. 

Jak się dogadać? 

Na początek zdefiniujmy potencjalne problemy: 

• odmienna interpretacja założeń rekrutacyjnych (inny punkt widzenia), 
• brak odpowiedniej bieżącej komunikacji (nie informowanie o potrzebach, wymaganiach i zmianach założeń), 
• brak współpracy (traktowanie się “z góry”, roszczeniowość, pomijanie). 

Warto zadbać o dobre relacje podczas współpracy, przepływ informacji oraz szacunek do pracy swojej i innych.  

• Istotne jest wzajemne zrozumienie i budowa partnerstwa biznesowego, bo wspólny cel powinien łączyć.  
• Komunikacja otwarta, regularna i jasna. HR i manager powinni określić swoje role i zadania na początku procesu rekrutacyjnego, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić skuteczną współpracę. Otwartość na dialog, dyspozycyjność do kontaktu czy wymianę doświadczeń.  
• Wspólne przygotowanie się do rekrutacji (oferta pracy, persona kandydata, karta pracownika, ścieżka kariery) – określić wymagania dla stanowiska, uwzględniając potrzeby zespołu, a także cele i wartości organizacji. Pozwoli to zminimalizować ewentualne problemy w przyszłości. 
• HR i manager muszą być elastyczni i gotowi do dostosowania procesu rekrutacji do specyficznych potrzeb organizacji, zespołu lub kandydatów oraz do wspólnej pracy. 

Autor artykułu: Marta Woszczyńska – HR Business Partner