18.01.2023

Halo, halo, czy teraz mnie słychać? Jak prowadzić spotkania w zespole zdalnym - cz.2

W jednym z ostatnich wpisów poruszyłam temat organizacji efektywnych spotkań zdalnych (materiał dostępny tutaj). Opisałam w nim praktyczne wskazówki – jak skutecznie zaplanować i przeprowadzić spotkanie on-line. Dobre narzędzie to jednak zbyt mało, aby osiągnąć sukces. Równie ważne jest nastawienie managera do tej formy spotkań oraz świadomość korzyści, jakie ze sobą niosą. Jeżeli należysz do grupy managerów, którzy uważają, że spotkania zdalne to strata czasu, zapraszam Cię do lektury tego artykułu. 

Czy spotkania zespołu są w ogóle potrzebne?

Wyobraź sobie, że dostałeś pracę jako manager w firmie, w której zakazana jest organizacja wewnętrznych spotkań biznesowych. Komunikacja odbywa się wyłącznie poprzez telefon lub e-mail. Twój zespół składa się z kilkunastu osób, więc każdego dnia wykonujesz kilkanaście rozmów, za każdym razem omawiając ten sam temat. I tak każdego dnia… Obłęd 😱 i kompletna strata czasu.   

Spotkania grupowe pozwalają na przekazanie informacji wszystkim członkom zespołu równocześnie. Manager zyskuje nie tylko na czasie. Ma też dobrą możliwość poznania opinii i uwag pracowników, upewnienia się, że został prawidłowo zrozumiany, wyjaśnienia wątpliwości i doprecyzowania tych elementów, które tego wymagają. Spotkania zespołu sprawdzają się idealnie, gdy trzeba wypracować nowe rozwiązania, ocenić postęp prac czy też omówić przyszłą strategię.

Jakie korzyści wynikają ze spotkań zdalnych?

Spotkania zdalne mają w zanadrzu kilka asów, które dają im przewagę nad spotkaniami stacjonarnymi: 

  • Pozwalają spotkać się pracownikom, którzy pracują w różnych lokalizacjach.  
  • Umożliwiają nagrywanie i subskrypcję spotkania. 
  • Eliminują szereg wyzwań logistycznych – delegacje, organizację miejsca spotkania, cateringu ect. 
  • Pozwalają na wspólną pracę nad omawianym tematem lub podział na mniejsze grupy, jeżeli zaistnieje taka potrzeba.  
  • Umożliwiają wykorzystanie cyfrowych technologii, które często uatrakcyjniają i usprawniają spotkanie. 

Jakie zagrożenia niosą spotkania zdalne?

W świetle korzyści, które opisałam powyżej, wydawać by się mogło, że spotkania zdalne nie mają żadnych wad. A jednak… Przeciwnicy spotkań on-line wskazują, że taki rodzaj interakcji utrudnia budowanie relacji, z uwagi na brak bezpośredniego kontaktu między uczestnikami. To szczególnie istotne dla pracowników, którzy przed pandemią pracowali stacjonarnie, „biurko w biurko” oraz dla tych, którzy pamiętają „analogowy świat”, sprzed ery Internetu.  

Kolejnym utrudnieniem, na które często wskazują managerowie, jest brak możliwości oceny, czy każdy uczestnik spotkania jest skupiony na jego przebiegu. Tu z pomocą przychodzi ustalenie zasady korzystania z kamerki internetowej. Nie jest to rozwiązanie idealne (uczestnicy potrafią całkiem dobrze maskować swoje zaangażowanie, jeżeli mają taką potrzebę), ale pomaga managerowi obserwować reakcje rozmówców i odpowiednio moderować spotkanie. 

Tak jak w końcu jest z tym spotkaniami zdalnymi? Warto, czy nie?

Odpowiedź na to pytanie zależy od w głównej mierze od tego, czy i na ile są one skuteczne. Aby spotkanie było wartościowe należy je dobrze zaplanować – ustalić cel, agendę i listę zaproszonych osób. Jeżeli spotkanie ma mieć charakter roboczy i zależy nam na aktywności uczestników warto wcześniej przygotować i przekazać materiały – tak, aby każdy mógł się z nimi zapoznać przed spotkaniem i aktywnie w nim uczestniczyć. Brak lub nienależyte przygotowanie jest głównym powodem nieskuteczności spotkań zdalnych – daje poczucie „przepalenia” czasu i budzi niechęć do uczestnictwa w kolejnych.           

Podoba Ci się ten artykuł? Podziel się nim ze znajomymi.