Dekalog managera: wyznaczając cele patrz na zasoby, jakimi dysponuje twój zespół.
„Rozpocznij tam, gdzie jesteś. Wykorzystaj to, co masz. Zrób to, co możesz.”
Arthur Ashe.
Słowa amerykańskiej legendy tenisa stanowią idealny wstęp do tematu, których chcę dziś poruszyć. Tematu dotyczącego błędów managerskich, związanych z wyznaczaniem celów i delegowaniem zadań pracownikom.
Komu zlecić to zadanie?
Czy wsiadłbyś do samochodu, wiedząc, że za kierownicą siedzi osoba, która pierwszy raz w swoim życiu jest kierowcą? Nie sądzę. Większość z nas nie podejmie ryzyka, wiedząc jak wysokie jest prawdopodobieństwo wypadku. W trosce o nasze życie i zdrowie poszukamy innego kierowcy – takiego, który będzie miał doświadczenie w prowadzeniu pojazdów. Podobna zasada powinna przyświecać managerowi podczas wyznaczania celów lub delegowania zadań. Dobry manager rozpocznie od oceny wiedzy, doświadczenia i umiejętności swoich ludzi w odniesieniu do kompetencji potrzebnych do wykonania zadania. Wnioski płynące z tej analizy pozwolą mu wybrać najlepszego „kierowcę”, który bezpiecznie dowiezie „pasażera” (czyt. wynik) do celu.
Niestety, wyznaczanie zadań randomowym pracownikom, bo „ktoś musi to zrobić” jest częstym błędem popełnianym przez managerów.
Twoi ludzie wiedzą co robią.
Wg Patricka Lencioniego, autora „5 dysfunkcji pracy zespołowej” fundamentem zbudowania zespołu wysokiej efektywności (ang. high performing team) jest zaufanie. Jakość relacji występującej między pracownikami oraz pracownikami i przełożonym wpływa na zaangażowanie zespołu i pozwala osiągać ponadprzeciętne wyniki. Z kolei brak zaufania sprawia, że pracownicy przestają być zgraną drużyną, a na pierwszy plan wysuwa się potrzeba „przetrwania” jednostki. W takim środowisku pojawia się niezdrowa rywalizacja, brak chęci dzielenia się wiedzą, a także brania odpowiedzialności za swoją pracę.
Dobry manager wie, że zaufanie, które okazuje pracownikom jest niezbędne, aby zespół pracował efektywnie i z zaangażowaniem. Buduje bezpieczną atmosferę, w której pracownicy nie boją się podejmować ryzyka, chętnie poszerzają swoje kompetencje, otwarcie mówią o błędach, wiedząc, że nie zostaną poddani krytyce.
Basta! Stop!
Dobry manager zna możliwości swojego zespołu i nie przyjmie zadania, którego nie jest w stanie zrealizować.
Potrafi odmówić, jeżeli wie, że brak mu zasobów (czasu, ludzi, narzędzi, uprawnień etc..) potrzebnych do jego wykonania. Oczywiście, nie zawsze jest to możliwe. Wtedy dobry manager negocjuje warunki tak, aby dodatkowe zadanie nie przeciążyło jego pracowników i nie zagroziło kluczowym celom zespołu. Błędem, który często popełniają managerowie jest nadmierne obciążanie dodatkowymi zadaniami swoich ludzi, bez sprawdzenia czy będą w stanie je wykonać.
Ladies & Gentlemen, the winner is…
Dobry manager nagradza swoich pracowników zawsze, gdy na to zasługują. Zakończyli duży projekt? Zaprasza ich na zespołową kolację. Wdrożyli nowe standardy? Organizuje ciekawe szkolenie. Wykonali plan roczny powyżej 100%? Zabiera ich na wyjazd integracyjny. Dobry manager wie, że po ciężkiej pracy potrzebna jest chwila wytchnienia. Świętując sukcesy zespołu integruje go ze sobą i daje oddech niezbędny do regeneracji przed kolejnymi zadaniami.