Dekalog managera: Umiejętny podział zadań jest kluczem do realizacji założonych celów.

Kolejny odcinek Dekalogu Managera chcę poświęcić na omówienie jednego z kluczowych obowiązków managera, jakim jest podział zadań w zespole.

W literaturze przedmiotu znajdziemy wiele pozycji poświęconych temu zagadnieniu. Istnieje również wiele narzędzi, które ułatwiają managerom skuteczny podział zadań. O niektórych pisałam w poprzednich artykułach (znajdziesz je w Centrum Wiedzy), inne czekają aż wezmę je na warsztat 🙂

Dziś chcę skupić się na aspekcie przydzielania zadań wewnątrz zespołu – o co trzeba zadbać, aby zrobić to skutecznie. Wydawać by się mogło, że nie ma w tym nic turbo trudnego, w szczególności, że na rynku istnieje szereg rozwiązań (szkolenia, literatura przedmiotu, czy artykuły jak ten, który właśnie czytasz :)), które mają pomóc managerowi skutecznie rozdzielić zadania członkom zespołu. Tym bardziej zadziwia mnie, jak często polscy managerowie przydzielają zadanie temu pracownikowi, który akurat ma najmniej „na głowie”, nie zastanawiając się czy ma on wystarczającą wiedzę i umiejętności, aby je wykonać.   

Pamiętam jedno ze szkoleń wewnętrznych w firmie, w której kiedyś pracowałam. Szkolenie specjalistyczne, wymagające od trenera wiedzy i praktyki z zakresu przedsiębiorczości, ustawodawstwa dotyczącego prowadzenia działalności w naszym kraju oraz analizy finansowej przedsiębiorstw. Prowadzącej, pomimo wysokich umiejętności trenerskich oraz zaangażowania w projekt nie udało się przeprowadzić całego szkolenia zgodnie z agendą. Zabrakło jej wiedzy z tematu, który prezentowała. Nie potrafiła odpowiedzieć na jakiekolwiek pytanie zadane przez uczestników, pogubiła się w definicjach i wzorach wskaźników analizy finansowej. Podczas omawiania superwizji okazało się, że przeprowadzenie tego szkolenia zostało jej przydzielone przez przełożonego, bez sprawdzenia, czy ma kompetencje, aby skutecznie je zrealizować. Kobieta bała się, że odmowa będzie miała dla niej negatywne konsekwencje, ponieważ szef nie pozostawił pola do dyskusji. 

Powyższa opowieść, jest doskonałym przykładem na to, że skuteczne przydzielenie zadania wymaga od managera wiedzy w dwóch płaszczyznach: 

• Jakie kompetencje są niezbędne do prawidłowego wykonania zadania? 
• Który z pracowników posiada je w stopniu umożliwiającym realizację zadania?  

Dopiero uzbrojony w tę wiedzę, powinien wytypować osobę, która je wykona.  

Oczywiście może zaistnieć sytuacja, w której żaden z członków zespołu nie będzie miał wystarczających umiejętności, aby zrealizować zadanie. W takim przypadku manager ma kilka możliwości – może samodzielnie je wykonać (jednocześnie szkoląc wybranych pracowników), może zorganizować przeprowadzenie szkolenia podnoszącego kompetencje swoich ludzi, może też poprosić o pomoc specjalistów z innego zespołu (jeżeli jest taka możliwość).  

Dobre delegowanie zadań wymaga od managera znajomości każdego z członków zespołu.

Powinien mieć wiedzę na temat ich wiedzy, doświadczenia, priorytetów, osobowości. Niektórych kręci ryzyko i z chęcią mierzą się z nowymi wyzwaniami. Inni wolą nabywać umiejętności od bardziej doświadczonych pracowników. Rzuceni na głęboką wodę, ulegają frustracjom, które w efekcie mogą sparaliżować ich działania. Zdarzają się też tacy pracownicy, którzy z różnych powodów, nigdy nie będą w stanie nabyć pewnych kompetencji. O ile nie są one kluczowe dla danego stanowiska, manager nie powinien naciskać, aby je zdobyli. W końcu ryba może wielokrotnie bić rekordy w pływaniu na różnych dystansach, ale nigdy nie zdoła wspiąć się na drzewo. I wcale nie jest przez to mniej potrzebna na naszej planecie 🙂