Zachować zimną krew, czyli o zarządzaniu w sytuacji kryzysowej 

Polikryzys, to słowo, który coraz częściej słychać w przestrzeni publicznej. Opisuje ono zjawisko jednoczesnego występowania wielu różnych kryzysów, które eskalują, oddziałują na siebie i przenikają się wzajemnie. Brzmi znajomo? Nic dziwnego… Profesor Adam Tooze, brytyjski historyk i ekonomista, posłużył się tym terminem w odniesieniu do współczesnych zjawisk społeczno-gospodarczych, czyli realiów czasów, w których przyszło nam żyć.  

Doświadczenia ostatnich lat redefiniowały sposób myślenia firm o przyszłości – planowania, prognozowania, wyznaczania długoterminowych celów. Występujące równolegle: kryzys klimatyczny, pandemia, wojna w Ukrainie i inflacja zmusiły je do szybkiego reagowania i wprowadzania głębokich zmian w przyjętych strategiach i modelach biznesowych. Uświadomiły także, jak ważne jest opracowanie skutecznych zasad zarządzania w sytuacjach kryzysowych.   

Zarządzanie kryzysowe jest procesem identyfikacji i analizy potencjalnych zagrożeń, a następnie przygotowania rozwiązań i wdrożenia ich do realizacji, w sytuacji wystąpienia któregokolwiek zagrożenia. 

Podstawowe cele zarządzania kryzysowego: 

• Zapobieganie kryzysom, poprzez identyfikację potencjalnych zagrożeń i wprowadzenie działań mających na celu minimalizację ryzyka ich wystąpienia. 

• Przygotowanie się na wypadek kryzysu, poprzez opracowanie planów reagowania, szkoleń personelu oraz pozyskanie niezbędnych zasobów i infrastruktury. 

• Skuteczne reagowanie w trakcie kryzysu, poprzez szybką mobilizację zasobów, sprawną koordynację działań oraz skuteczną komunikację. 

• Regeneracja i odbudowa po kryzysie, poprzez wdrożenie działań mających na celu przywrócenie normalnego funkcjonowania. 

Powyższe cele stanowią równocześnie 4 etapy zarządzania kryzysowego. 

Wdrożenie skutecznego zarządzania kryzysowego w firmie to zorganizowany proces, obejmujący szereg różnorodnych działań: 

• Zrozumienie potrzeb i ryzyka. 

Przeprowadzenie analizy ryzyka jest niezbędne, aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia i kryzysy, które mogą dotknąć firmę. Analiza pozwala firmie skoncentrować się na tych obszarach, które są najbardziej narażone na wystąpienie ryzyk. 

• Zaangażowanie personelu.  

Nie uda się skutecznie wdrożyć zarządzania kryzysowego, nie angażując w ten proces personelu na różnych poziomach przedsiębiorstwa. Organizacja spotkań z zespołami, na których omawiane jest znaczenie zarządzania kryzysowego oraz zbierane są informacje zwrotne, sugestie i wnioski, prowadzi do kompleksowego spojrzenia na ewentualne zagrożenia i ogranicza ryzyko zaprojektowania błędnych lub niekompletnych planów działań. 

• Opracowanie planów działań. 

Analiza ryzyka oraz informacje zebrane podczas spotkań z pracownikami stanowią podstawę dla opracowywania planów zarządzania kryzysowego. Plany te powinny zawierać jasno zdefiniowane procedury i instrukcje postępowania, w odniesieniu do różnych scenariuszy kryzysowych. 

• Szkolenie personelu. 

Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników, umożliwiających zapoznanie się z opracowanymi planami zarządzania kryzysowego i procedurami postępowania w sytuacjach awaryjnych, jest niezbędne z punktu widzenia poprawności działania procesu. Każdy pracownik musi być świadomy swojej roli i przypisanych mu obowiązków w przypadku wystąpienia kryzysu. 

• Testowanie i ćwiczenia. 

Regularne przeprowadzanie symulacji i ćwiczeń, sprawdzających skuteczność planów zarządzania kryzysowego oraz przygotowania personelu do reagowania na różne scenariusze kryzysowe, pozwala na utrzymanie stanu „wysokiej gotowości” w organizacji. 

• Kontrola i ocena. 

Regularny monitoring oraz ocena skuteczności działań zaprojektowanych w ramach zarządzania kryzysowego pozwala na szybką identyfikację błędów lub braków oraz podejmowanie działań korygujących i ulepszających proces zarządzania kryzysowego. 

• Aktualizacja i adaptacja. 

Środowisko biznesowe i potencjalne ryzyka kryzysowe charakteryzują się zmiennością w czasie, stąd ważne jest regularne aktualizowanie i adaptacja planów zarządzania kryzysowego do nowych warunków i wyzwań. 

Wdrożenie zarządzania kryzysowego to proces ciągły, który wymaga zaangażowania i uwagi na różnych poziomach organizacji. Jednakże skuteczne zarządzanie kryzysowe może znacząco zwiększyć odporność firmy na różnego rodzaju zagrożenia i minimalizować skutki ewentualnych kryzysów, co jest szczególnie ważne w polikryzysowej rzeczywistości.