Rekrutacja w MŚP bez działu HR. Jak nie tracić czasu i pieniędzy 

Rekrutacja to jeden z najważniejszych procesów w firmie – od jakości zatrudnionych ludzi zależy przecież wszystko inne: wyniki, atmosfera, rozwój. A mimo to w wielu małych i średnich firmach rekrutacja nadal wygląda jak eksperyment. Robiona „na szybko”, bez planu, bez wiedzy i bez zasobów. I często – bez HR. 

Efekt? Zmarnowany czas, frustracja właściciela, błędne decyzje i rotacja, która kosztuje więcej, niż się wydaje. Ale można inaczej – nawet bez wewnętrznego działu HR. 

Problem nie leży w braku HR-u. Problem to brak procesu 

W MŚP bardzo często rekrutacją zajmuje się właściciel, manager, office manager albo osoba z działu administracji – czyli ktoś, kto ma milion innych zadań i nie zna się na zasadach profesjonalnej rekrutacji. Nic dziwnego, że ten proces schodzi na dalszy plan, a w efekcie traci na jakości i może stanowić także źródło dalszych niepowodzeń firmy (uszczerbek na reputacji, employer brandingu, brak kandydatów). 

Ale to nie brak specjalisty HR jest największym problemem. Prawdziwy problem to brak jasnego/jakościowego procesu rekrutacyjnego. Bez tego nawet najbardziej zaangażowany szef nie zatrudni dobrze – bo będzie działał na czuja. 

Rekrutacja to projekt  

Jeśli chcesz rekrutować skutecznie, musisz traktować to jak projekt, a nie „rzecz do załatwienia w międzyczasie”. To oznacza: 

• konkretny cel: kogo szukasz i po co? 

• plan działania: gdzie szukasz, jak prowadzisz rozmowy, jak oceniasz kandydatów? 

• budżet: ile możesz (i chcesz) wydać? 

• harmonogram: kiedy i jak chcesz zamknąć proces? 
   

Bez tego będziesz tylko gasić pożary.  

Nie zaczynaj od ogłoszenia. Zacznij od analizy potrzeb 

Najczęstszy błąd? Pisanie ogłoszenia od razu po decyzji „potrzebujemy kogoś”. Zanim to zrobisz, odpowiedz sobie na pytania: 

• Czego naprawdę potrzebujemy? 

• Jakie zadania ma realizować nowa osoba – i z jakim celem? 

• Jakie kompetencje są niezbędne, a które są „mile widziane”? 

• Z czego jestem w stanie zrezygnować na rzecz osobowości, motywacji, potencjału? 
   

Dobre ogłoszenie rekrutacyjne to nie zlepek haseł. To precyzyjny komunikat, skierowany do konkretnej osoby. Ale żeby go stworzyć – najpierw musisz wiedzieć, kogo naprawdę szukasz. 

Nie kopiuj korporacyjnych standardów 

Jesteś małą firmą? Nie udawaj, że jesteś korporacją. Kandydaci to wyczuwają. Zamiast formalnego ogłoszenia, które pasuje do banku, napisz szczerze, jaka jest firma, czego oczekujesz i co oferujesz. 

Ludzie szukają miejsca, do którego chcą należeć. Szczerość, konkret i normalny język zdziałają więcej niż lista „atrakcyjnych benefitów”. 

Kandydat nie będzie czekał miesiąc 

Jednym z największych grzechów rekrutacyjnych w MŚP jest przeciąganie decyzji. Bo nie było czasu na rozmowę. Bo „jeszcze poczekajmy na lepszego”. Bo trudno się zebrać. 

A tymczasem dobry kandydat nie będzie czekał. Ma inne oferty. Ma inne możliwości. Jeśli chcesz zatrudniać najlepszych – musisz działać szybko, konkretnie i z szacunkiem. 

Ustal od razu: 

• ile etapów ma mieć rekrutacja? 

• kto podejmuje decyzję? 

• kiedy wracasz z odpowiedzią? 

I trzymaj się tego. 

Koszty złej rekrutacji są wyższe, niż myślisz 

Zatrudnienie nieodpowiedniej osoby to nie tylko „miesiąc straty”. To: 

• koszt onboardingu i wdrożenia, 

• spadek morale zespołu, 

• utrata zaufania do lidera („kto go zatrudnił?”), 

• konieczność powtórzenia całego procesu od zera, 

• plus „sprzątanie” po ewentualnych szkodach, które zdążył wyrządzić nieodpowiedni kandydat. 

Dlatego inwestycja w dobrze poprowadzoną rekrutację – nawet jeśli to oznacza zewnętrzne wsparcie – jest często tańsza niż ciągłe poprawianie błędów. 

Co możesz zrobić, jeśli nie masz HR-u? 

Oto kilka praktycznych kroków, które pomogą Ci rekrutować skutecznie: 

• Stwórz prosty, powtarzalny proces rekrutacyjny – opisany krok po kroku. 

• Zgromadź gotowe szablony ogłoszeń i wiadomości do kandydatów. 

• Zbuduj bazę miejsc, gdzie warto publikować oferty (branżowe portale, grupy na Facebooku, LinkedIn). 

• Wprowadź krótką checklistę do rozmów kwalifikacyjnych, żeby nie improwizować. 

• Jeśli możesz – skorzystaj ze wsparcia zewnętrznego (rekruter freelancer, firma rekrutacyjna, konsultant). 

• Buduj bazy kandydatów („talent community”) – angażuj aplikujących wcześniej i byłych pracowników, by przyśpieszyć kolejne rekrutacje. 

• Średnio na jedno stanowisko przypada od 21 do 80 aplikacji, ale tylko część stanowi realnych kandydatów – precyzyjnie targetuj ogłoszenia . 

• Wykorzystaj skoncentrowane, niszowych serwisy i precyzyjne opisy stanowisk, co pozwala szybciej dotrzeć do najlepszego kandydata. 
   

To nie musi być kosztowne – ważne, żeby było skuteczne. 

W małej firmie nie musisz mieć działu HR, żeby zatrudniać skutecznie. Ale musisz mieć proces, intencję i czas, żeby się tym zająć mądrze. 

Najlepsi kandydaci nie patrzą, ilu masz pracowników. Patrzą, czy wiesz, czego chcesz, czy traktujesz ich serio i czy masz do zaoferowania coś więcej niż „etat”. Nie trać czasu na chaos. Nie trać pieniędzy na przypadek.