Problemy komunikacyjne w firmie dużo nas (i firmę) kosztują  

Komunikacja w miejscu pracy to kluczowy element, który wpływa na efektywność, zaangażowanie pracowników i ogólną atmosferę w firmie. Raporty i badania nad komunikacją w miejscu pracy wyraźnie wskazują, że niedostateczna lub nieetyczna komunikacja może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno dla pracowników, jak i dla samej firmy. Przyjrzyjmy się głębiej temu zagadnieniu. 

Konsekwencje niedostatecznej komunikacji 

Niedostateczna komunikacja może mieć poważne konsekwencje. Pracownicy mogą odczuwać frustrację, stres oraz brak motywacji do pracy, co może prowadzić do absencji oraz rotacji pracowników. Dla firmy może to oznaczać straty finansowe związane z błędnymi decyzjami oraz negatywnym wizerunkiem w oczach klientów i partnerów biznesowych. 

Brak właściwej komunikacji prowadzi do problemów. 

• Reagowanie na kryzysy zamiast proaktywnych działań. Skuteczna komunikacja oznacza komunikację przed, w trakcie i po zmianie. Potrzeba proaktywnych zachowań zwykle rośnie w czasach zmian. Bycie proaktywnym umożliwia wcześniejsze planowanie i dokonywanie wyborów oraz dostosowywanie wiadomości. Brak informacji prowadzi do plotek, a te postawią przed firmą kolejne wyzwania. 

• Używanie niewłaściwego narzędzia. Kiedy nie mamy albo źle korzystamy z oficjalnych kanałów komunikacji — istotne wiadomości firmowe mogą być rozproszone, chaotyczne, pomijane i nie docierać do grupy docelowej.  

• Nie słuchanie aktywnie tylko biernie. Rozproszenie uwagi podczas spotkań, czy szkoleń (wykonywanie innych czynności), to pasywne słuchanie, które oznacza słuchanie kogoś, przy jednoczesnym nierozumieniu go.  

• Pomijanie/wykluczanie. Dzieje się tak często w komunikacji z pracownikami zdalnymi lub niższego stopnia w hierarchii organizacyjnej, lub gdy mamy toksycznego, lub pasywnego managera, albo ktoś stwierdzi, że nie musimy tego wiedzieć — zostajemy po prostu pominięci w komunikacji.  

• Przekaz tylko w jedną stronę. Problemy z komunikacją w miejscu pracy zaczynają się od założenia, że ​​pracownicy rozumieją każdą informację, którą otrzymują i nigdy nie mają o co pytać. Niektórzy wciąż wybierają rozwiązanie komunikacyjne, które nie daje możliwości zadawania pytań, komentarzy lub informacji zwrotnych. 

• Brak standardów komunikacji. Nie zaszkodzi jeśli w firmie mamy opracowanych, spisane i praktykowane standardy komunikacyjne. Np. kiedy i gdzie wysyłamy komunikaty firmowe, w jaki sposób i w jakim formacie, unikamy wysyłania dużej części tekstu i ignorowania wszystkich dostępnych opcji formatowania w mailach do pracowników. To samo dotyczy mowy ciała i kontaktu wzrokowego podczas spotkań online i offline (np. włączanie kamery). 

• Brak możliwości docenienia publicznego lub podzielenia się pozytywną wiadomością. Jeśli nie ma łatwego sposobu, aby pracownicy mogli jak najszybciej podzielić się pozytywnymi wiadomościami z innymi pracownikami, nie zrobią tego. Brak narzędzia, które dzieliłby się także formą docenienia pracowników np. kudos, to także niewykorzystana szansa na wzmocnienie zaangażowania i motywacji załogi.  

• Nieregularna lub rzadka komunikacja. Milczenie lub bycie niespójnym w przekazie to także komunikacja, która wysyła pracownikom dwa komunikaty: że nie wiemy, co robić, i że pracownicy nie są naszym priorytetem. 

• Prośba o wyrażenie opinii, ale nie wykorzystywanie jej. Ankiety pulsacyjne, które wymagają od pracowników cotygodniowego raportowania o swoim samopoczuciu lub satysfakcji, są świetne. Ale nie podążanie za nimi, i nie mówienie, na jakie decyzje wpłynęły ich odpowiedzi, nie przyniesie nic dobrego a jedynie można się spodziewać, że motywacja pracowników wygaśnie. 

Aby skutecznie zarządzać komunikacją w miejscu pracy, niezbędne jest przyjęcie podejścia opartego na etyce. Po pierwsze, należy promować otwartość i przejrzystość w komunikacji, zapewniając pracownikom dostęp do niezbędnych informacji oraz umożliwiając im wyrażanie swoich opinii i obaw. Ponadto warto inwestować w rozwój umiejętności komunikacyjnych u pracowników poprzez szkolenia i warsztaty. 

Problemy komunikacyjne dużo kosztują 

• Jak wynika z przeprowadzonego przez Society for Human Resource Management badania wśród 400 firm zatrudniających łącznie ponad 100 000 pracowników – zła komunikacja w firmach całkiem sporo kosztuje. Firmy, które zdiagnozowały problemy komunikacyjne wewnątrz zespołu, łącznie zgłosiły utratę przychodów w wysokości 62,4 mln dolarów rocznie. 

• Z badania komunikacji w firmach przeprowadzonego przez amerykańską firmę technologiczną Grammarly wynika, że pracownicy średnio spędzają około 20 godzin tygodniowo na komunikowaniu się za pomocą e-maili. Ponad 250 liderów biznesu, którzy wzięli udział w badaniu, szacuje, że ich zespoły tracą co tydzień prawie cały dzień pracy z powodu słabej komunikacji — dokładnie 7,47 godz. tygodniowo. 

• Jednym z najczęściej popełnianych błędów w pracy jest nie dbanie o relacje z podwładnymi, wg badania „Rok lidera”. Do najczęstszych błędów komunikacyjnych należy nieumiejętność słuchania innych. Umiejętność komunikowania się jest zdaniem pracowników jedną z kluczowych cech, które powinien mieć dobry manager. 

• Z badań przeprowadzonych przez GoodHabitz i agencję badawczą Markteffect wynika, że zdaniem pracowników wśród najważniejszych kompetencji, które powinni nabyć managerowie, znajdują się umiejętności komunikacyjne (25%). Równie istotne są umiejętność słuchania (23%). 

• Zła komunikacja jest jednym z czynników wpływających na poziom zaangażowania pracowników. Im mniej czytelne są komunikaty i im więcej szumu komunikacyjnego się pojawia, tym pracownicy są bardziej zniechęceni. A jak wynika z badania SD Worx „Attractive Employer in War for Talent”, 25,3% pracowników decyduje się na odejście z pracy ze względu na niezadowolenie wynikające z zarządzania zespołem. 

Komunikacja firmowa zmierzona 

Raport „State of the Sector 2024” prezentuje wyniki corocznego międzynarodowego badania, skupiającego się na komunikacji wewnętrznej w firmach, z udziałem 2300 osób, głównie z Ameryki Północnej i Europy.  

• Podkreśla, że głównymi celami komunikacji wewnętrznej są  kształtowanie kultury organizacyjnej i przynależności (78% wskazań) oraz strategiczne dopasowanie (76%). 46% wskazań otrzymał cel zapewnienia elastyczności organizacyjnej. 

• Nie ma wielkich zmian w przypadku barier komunikacyjnych, w porównaniu do roku minionego: brak czasu i rąk do pracy 35% wskazań, niezaangażowani pracownicy 32%, brak odpowiednich środków finansowych 25%, wewnętrzne kanały komunikacji nie odpowiadają na zapotrzebowanie 24% wskazań. 

• Priorytetem nr 1 dla komunikatorów wewnętrznych na świecie na ten rok jest zaangażowanie zespołów w cele, strategię i wartości firmowe – 63% wskazań. 39% badanych zagłosowało na rozwijanie i odświeżenie strategii komunikacji wewnętrznej, a 30% na wzmocnienie widoczności przywództwa, także 30% na wzmocnienie komunikacji managerów.  

• Najważniejsze tematy do komunikacji – 40% badanych wskazało, że to komunikowanie strategii, wizji i celu. Następnie około ¼ badanych wskazała na: komunikowanie zmian, wyników biznesowych, wartości, zachowań i kultury, różnorodności, równych szans i włączenia. Uznanie pracowników otrzymało 22% wskazań, a wellbeing 17%.  

• 3 najpopularniejsze sposoby mierzenia komunikacji to: badanie zaangażowania – 75% wskazań i wg badanych ta forma zbierania danych jest skuteczna (79% wskazań), informacja zwrotna po wydarzeniach – 54% oraz sesje pytań i odpowiedzi na żywo – 52% (również skuteczna forma komunikacji – 79% wskazań). 

Komunikacja w miejscu pracy jest kluczowym elementem efektywnego funkcjonowania każdej firmy. Niedostateczna lub nieetyczna komunikacja może prowadzić do poważnych konsekwencji.