Praktyczna i transparentna komunikacja wewnątrzfirmowa, czyli jak nie przesadzić w żadną stronę?

Często w pracy doświadczamy informacyjnego zalewu i niekończących się spamów w skrzynce mailowej. Walka z nadmiarem informacji może być nie tylko frustrująca, ale także demotywująca. Pracownicy potrzebują komunikacji, która jest nie tylko transparentna, ale i praktyczna, czyli tylko tyle informacji ile potrzeba, aby być na bieżąco.  

Problem przeciążenia informacyjnego i spamu 

Przeciążenie informacyjne to dziś powszechny problem w miejscu pracy. Z dnia na dzień bombardowani jesteśmy niezliczonymi wiadomościami, mailami, powiadomieniami, a nawet spotkaniami, które mogą doprowadzić do utraty koncentracji i spadku produktywności. Głównymi winowajcami są niejasne komunikaty, niewłaściwe kanały komunikacji i brak odpowiedniej hierarchii informacji. Dodatkowo nadmiar spamu może sprawić, że ważne wiadomości zostaną pominięte, a kluczowe informacje utkną w chaosie. Pracownicy mogą wtedy nie wiedzieć, jaki kanał i jakie komunikaty śledzić, aby być na bieżąco. Mogą mieć wątpliwości, do których narzędzi zaglądać, oraz twierdzić, że nic nie wiedzą, o niczym nie słyszeli. Dzieje się tak dlatego, że informacji do przetworzenia było za dużo i wyłączyli się z jego przyswajania. Napotkamy wtedy na efekt odwrotny do zamierzonego. Chcąc zadbać o informowanie załogi sprawimy, że zatoną w komunikatach albo wręcz specjalnie ograniczą ich widoczność traktując jak spam.  Zatem tak ważne jest wyważenie działań i wypracowanie dobrej strategii komunikacji — dopasowanej do firmy i pracowników. Warto zbadać ten aspekt poprzez ankiety i/lub rozmowy z pracownikami (chodzi o dużą grupę respondentów, a nie pojedyncze feedbacki).  

Jak wprowadzić poprawną komunikację? 

• Wybór odpowiednich narzędzi komunikacji

Skoncentrujmy się na wykorzystaniu odpowiednich narzędzi, takich jak platformy wewnętrzne, które ułatwiają dzielenie się informacjami, dokumentami i zasobami. Wybierzmy takie, które są dopasowane do specyfiki firmy i pracowników.  

• Jasne wytyczne i procedury komunikacji

Stwórzmy wytyczne dotyczące komunikacji wewnątrzfirmowej, aby wszyscy wiedzieli, jakie informacje i przez jakie kanały powinny być przekazywane. 

• Feedback i aktywne słuchanie

Dajmy pracownikom możliwość wyrażania swoich opinii i pomysłów. Czerpmy z ich wiedzy i doświadczenia, aby doskonalić proces komunikacji. Analizujmy i oceniajmy procesy komunikacyjne wewnątrz firmy i wdrażajmy ulepszenia w miarę potrzeb. Pamiętajmy, że praktyka czyni mistrza. Im więcej będziemy pisać i analizować reakcje pracowników, tym lepiej zrozumiemy, jak dostosować swoje komunikaty, aby były bardziej efektywne.

Praktycznie i transparentnie 

Pisanie skutecznych komunikatów firmowych do pracowników jest kluczowe dla utrzymania jasności, zrozumienia i skuteczności wewnętrznej komunikacji w firmie. Praktyczna komunikacja zakłada przede wszystkim dostosowanie informacji do konkretnych potrzeb odbiorców. Pracownicy potrzebują uczciwych informacji na temat celów firmy, bieżących wydarzeń i zmian w organizacji.  

Zwróćmy uwagę na: 

• Określenie celu komunikatu. 

Zanim zaczniemy pisać, zastanówmy się, jaki jest cel naszego komunikatu. Czy chcemy przekazać ważną informację, wyjaśnić nową politykę, zachęcić do konkretnej akcji czy po prostu podziękować za wysiłek? Jasno określmy cel, aby wybrać odpowiedni ton i treść. 

• Dostosujmy się do odbiorców  

Zrozumienie, kto jest grupą docelową komunikatu, jest niezwykle istotne. Dostosujmy styl, język i ton komunikatu do odbiorców. Unikajmy zbyt technicznych terminów, jeśli nie jesteśmy pewni, że wszyscy pracownicy je zrozumieją. 

• Zastosujmy klarowną strukturę 

Komunikat powinien mieć klarowną strukturę, zaczynając od krótkiego wprowadzenia, przedstawienia głównej treści i zakończenia z podsumowaniem lub call-to-action (jeśli jest to potrzebne). 

• Używajmy prostego języka 

Unikajmy zbędnej biurokracji i skomplikowanych zwrotów. Używaj prostego i klarownego języka, który jest zrozumiały dla każdego. 

• Krótko i na temat 

Komunikaty firmowe powinny być zwięzłe i skupiać się na najważniejszych informacjach. Unikajmy rozpisywania się i powtarzania tych samych treści. 

• Wykorzystajmy punkty lub listy 

Jeśli mamy do przekazania kilka punktów lub informacji. To ułatwi pracownikom zrozumienie i zapamiętanie treści. 

• Wyróżnijmy kluczowe informacje 

Ważne informacje warto wyróżnić pogrubieniem, kursywą lub kolorem, aby przyciągnęły uwagę czytelnika. 

• Unikajmy przesadnej formalności 

Choć komunikat firmowy powinien być profesjonalny, niekoniecznie musi być sztywny i zbyt formalny. Przyjazny i ludzki ton może pomóc w ułatwieniu zrozumienia i nawiązaniu więzi. 

• Zamieszczajmy konkretne informacje 

Jeśli przekazujemy terminy, miejsca, numery telefonów lub linki, upewnijmy się, że są one poprawne i łatwo dostępne. 

• Zapewnijmy możliwość zadania pytania 

Jeśli istnieje taka potrzeba, zachęćmy albo dajmy możliwość pracownikom do zadawania pytań lub próśb o dodatkowe wyjaśnienia. 

• Sprawdźmy poprawność i jasność komunikatu 

Zanim wyślemy komunikat, przeczytajmy go kilka razy, aby upewnić się, że jest zrozumiały i pozbawiony błędów. 

• Przykłady i ilustracje 

W niektórych przypadkach, szczególnie gdy chodzi o bardziej skomplikowane zagadnienia, można zastosować ilustracje, wykresy lub przykłady, aby lepiej wyjaśnić treść. 

• Zapewnijmy łatwy dostęp 

Upewnijmy się, że komunikat jest dostępny dla pracowników w odpowiednim miejscu, na przykład na wewnętrznej platformie, e-mailu czy tablicy ogłoszeń. 

• Monitorujmy skuteczność 

Po przesłaniu komunikatu obserwujmy reakcje pracowników. To pomoże nam zrozumieć, czy przekazano informacje w sposób skuteczny i zrozumiały. 

Przeanalizujmy swoje obecne praktyki komunikacyjne i zastanówmy się, jak możemy wdrożyć opisane wyżej podejście. Dzięki temu możemy zminimalizować przeciążenie informacyjne i spam. Kontynuujmy rozwijanie kultury, w której komunikacja jest praktyczna i transparentna.  

Autor artykułu: Marta Woszczyńska – HR Business Partner