Oczekuję od ciebie…  Czyli dwa słowa o delegowaniu zadań

Delegowanie zadań to jedno z najbardziej efektywnych narzędzi w portfolio managera. Korzyści płynące z umiejętnego delegowania są wszechstronne i obejmują obie strony równania – zarówno szefa, jak i pracownika. Managerowi pozwalają skupić się na przywództwie i zarządzaniu. Pracownikowi umożliwiają rozwój kompetencji, wpływają na wzrost motywacji i otwierają drogę do awansu w strukturze zespołu lub firmy.

Prawidłowe delegowanie przyczynia się do wzrostu efektywności pracy całego zespołu, jest więc ważnym czynnikiem dla rozwoju całej organizacji.

Delegowanie, czyli?

Delegowanie to działanie managerskie, polegające na przydzieleniu zadania pracownikowi, wraz ze wszystkimi uprawnieniami koniecznymi do jego wykonania i odpowiedzialnością za wynik. W tej definicji kluczowe znaczenie mają słowa „uprawnienia” i „odpowiedzialność”. Jak je rozumieć?

Uprawnienia oznaczają, że pracownik dostaje od managera „zielone światło” do samodzielnego podejmowania decyzji potrzebnych do wykonania zadania. Nie oznacza to, że przełożony nie ma żadnego wpływu na jego przebieg. Zakres zaangażowania managera w zadanie powinien zostać dopasowany do poziomu umiejętności wykonania go przez pracownika i jasno określony podczas rozmowy delegującej.

Odpowiedzialność to umiejętność zaangażowania pracownika w wykonanie zadania. Nie jest to proste, jeżeli weźmiemy pod uwagę, że finalnie odpowiedzialność i tak spocznie na barkach managera, jako osoby zarządzającej pracą zespołu. Wielu managerów nie potrafi na tyle zaufać pracownikowi, aby przekazać mu odpowiedzialność za rezultaty.

Czy wszystkie zadania można delegować?

Nie. Są zadania, które manager powinien wykonywać samodzielnie. Należą do nich:

• Obowiązki związane z zarządzaniem pracownikami.
• Zadania strategiczne i obarczone dużym ryzykiem.
• Zadania o charakterze delikatnym lub poufnym.
• Zadania, które zostały zlecone do realizacji bezpośrednio managerowi.

Jak skutecznie delegować zadania?

• Zastanów się które zadania możesz delegować.
• Przemyśl, który z twoich ludzi jest najlepszy do wykonania zadania. Który ma odpowiednie umiejętności (lub jest w stanie je nabyć), dysponuje czasem i jest wystarczająco zmotywowany.
• Zaproś pracownika na rozmowę delegującą. Przedstaw na niej szczegóły zadania – opisz sprawę, określ cele i termin wykonania. Odpowiedz na wszystkie pytania i wątpliwości. Zadbaj o odpowiednią ilość czasu – jeżeli chcesz, aby praca została wykonana zgodnie z twoim wyobrażeniem, powinieneś być pewny, że pracownik dobrze ją zrozumiał. Nie zapomnij o podkreśleniu korzyści, które pracownik osiągnie, jeżeli prawidłowo ją wykona.
• Poinformuj pracownika, w jaki sposób i jak często będziesz monitorował jego pracę.

Każdy manager staje w pewnym momencie przed koniecznością delegowania zadań. To nieuniknione. Jeżeli czujesz, że nie jest to twoją mocną stroną, poświęć czas i energię, aby dobrze się przygotować. Przeczytaj fachową literaturę, posłuchaj podcastów, weź udział w szkoleniu managerskim. Nabycie tej umiejętności to inwestycja opłacalna dla ciebie, zespołu i firmy.