Kilka słów o dobrych praktykach mailowej korespondencji biznesowej

Korespondencja elektroniczna (e-mail, mail, mejl) to rzecz tak powszechna jak komary w lecie czy rosół na niedzielnym, rodzinnym obiedzie. Większość z nas ma z nią do czynienia zarówno prywatnie, jak i w swojej pracy zawodowej. Setki wiadomości lądują w naszych skrzynkach mailowych każdego dnia. Równie wiele maili wysyłamy „w świat” – do naszych klientów, kontrahentów, urzędów, przełożonych, kolegów, koleżanek…  

Dla wielu z nas napisanie biznesowego maila nie stanowi wielkiego wyzwania, warto jednak pamiętać o kilku ważnych zasadach, dzięki którym elektroniczna korespondencja będzie profesjonalnie przygotowana.  

ADRES E-MAIL MA ZNACZENIE 

W firmach, w których funkcjonuje firmowa poczta elektroniczna sprawa jest prosta – najczęściej adres email przyjmuje postać „imie.nazwisko@nazwafirmy,pl” lub „[email protected]”. Jeżeli jednak nie dysponujesz służbową skrzynką pocztową, zwróć uwagę na adres, z jakiego wysyłasz oficjalnego maila. Adresy typu „[email protected]” czy „[email protected]” nie brzmią profesjonalnie i mogą spowodować, że twoja wiadomość wyląduje w koszu lub spamie odbiorcy, zanim zostanie przeczytana. 

TYTUŁ MAILA JEST JAK NAGŁÓWEK ARTYKUŁU PRASOWEGO 

Dobry tytuł to kolejny ważny element prawidłowej korespondencji e-mail. Jego treść, analogicznie jak dobry nagłówek artykułu prasowego, powinna zawierać syntetycznie sformułowaną myśl przewodnią całej wiadomości. Warto dobrze go przygotować – nie powinien być ani zbyt obszerny, ani zbyt lapidarny. Dla przykładu – jeżeli wysyłasz swoje dokumenty rekrutacyjne, to tytuł może brzmieć: „Jak Kowalski – dokumenty rekrutacyjne na stanowisko….”. Ograniczenie tytułu maila do „dokumenty rekrutacyjne” a także zbytnie rozbudowanie, w stylu „uprzejmie proszę o zapoznanie się w wolnej chwili z załączonymi w tej korespondencji moimi dokumentami rekrutacyjnymi na stanowisko…”  może spowodować, że twoja korespondencja umknie rekruterowi lub zostanie źle zakwalifikowana (w szczególności, gdy równolegle są prowadzone rekrutacje na różne stanowiska).  

DYSKUSYJNE „WITAM” 

W polskiej przestrzeni internetowej od lat trwa dyskusja, czy „Witam” jest dobrym rozpoczęciem korespondencji mailowej. Według mnie (i wielu uznanych autorytetów netykiety biznesowej) nie jest. Zdecydowanie lepiej rozpocząć od „Dzień dobry”, „Szanowni Państwo” lub „Cześć”, w przypadku wysyłania maila do osób z którymi masz zbudowane koleżeńskie relacje.  

ORTOGRAFIA I INTERPUNKCJA 

Wysyłając korespondencję mailową zawierającą błędy ortograficzne wystawiasz sobie niezbyt pochlebną laurkę. Na szczęście większość programów do obsługi poczty elektronicznej posiada funkcję sprawdzania pisowni. Dlatego zanim klikniesz przycisk „wyślij” sprawdź, czy żaden wyraz nie jest podkreślony czerwoną kreską. Pamiętaj również o prawidłowej interpunkcji – jeżeli chcesz być dobrze zrozumiany stosuj przecinki, kropki, myślniki… W końcu „Operować nie można, czekać!” a „Operować, nie można czekać!” to dwa różne komunikaty.

PROSTOTA I ZWIĘZŁOŚĆ WYPOWIEDZI 

Istotną cechą korespondencji mailowej jest jej zwięzłość i prostota. Stosowanie rozbudowanych komunikatów czy wyszukanych opisów powoduje, że odbiorcy może umknąć meritum wiadomości. Skup się na konkretach – jaki jest cel twojego maila, co adresat ma wykonać, kiedy, gdzie, jak ect. 

DLACZEGO DA VINCI PISAŁBY DOBRE MAILE? 

Leonardo da Vinci oraz inni twórcy malarstwa renesansowego są uznawani za mistrzów układów kompozycyjnych. To oni wprowadzili do malarstwa światłocień i perspektywę, dzięki czemu ich dzieła nabrały realizmu i głębi. Korespondencja e-mail jest trochę jak obraz – jeżeli chcesz aby była czytelna zadbaj o jej kompozycję wizualną. Stosuj odstępy między wątkami, używaj punktorów, najważniejsze informacje podkreśl lub wyróżnij grubą czcionką (tzw. bold). Dzięki temu twoja wiadomość będzie czytelna i przyjazna w odbiorze.  

DBAŁOŚĆ DO OSTATNIEJ KROPKI – KILKA SŁÓW O ZAKOŃCZENIU NA KONIEC TEGO ARTYKUŁU 

Zakończenie maila jest równie ważnym elementem profesjonalnej korespondencji biznesowej. Podobnie jak w przypadku powitania, większość językoznawców uważa, że zwrot „pozdrawiam” nie jest najlepszym sposobem zakończenia wiadomości. Zdecydowanie lepiej brzmi „łączę wyrazy szacunku”, „z poważaniem” lub „z pozdrowieniami” (jeżeli koniecznie chcesz wysłać pozdrowienia odbiorcy). Nie możesz zapomnieć o podpisaniu wiadomości – najlepiej pełnym imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym. Większość skrzynek pocztowych umożliwia ustawienie swojej stopki, tak aby podstawiała się automatycznie na końcu każdej wysyłanej przez ciebie wiadomości. To bardzo dobry sposób, aby nie zapomnieć poinformować odbiorcy, kto jest twórcą maila. 

Autor artykułu: Aneta Skowyra-Mazur – Trener Biznesu, Konsultant DISC, praktyk sprzedaży i zarządzania sprzedażą