Jak wprowadzać zmiany w firmie, aby zminimalizować opór pracowników

Zmiany są nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy, związanym z jej rozwojem i planami na przyszłość. Zmiany mogą wynikać z potrzeby dostosowania się do zmieniających się trendów rynkowych, rosnącej konkurencji, innowacyjnych rozwiązań technologicznych lub restrukturyzacji organizacji. Wprowadzanie zmian w firmie czasem spotyka się z oporem ze strony pracowników, co może utrudnić proces i osiągnięcie zamierzonych celów.  

Skąd bierze się opór pracowników? 

Amerykańska socjolog Rosabeth M. Kanter na bazie swoich badań opisała sześć zasadniczych źródeł oporu wobec zmiany: 

• Niejasno stawiane cele i oczekiwania. 
• Niechęć do rezygnacji z dotychczasowych przywilejów. 
• Poczucie zagrożenia, strachu, lęku przed zwolnieniem. 
• Świadomość słabych stron proponowanych zmian. 
• Poczucie, że sytuacja wymyka się spod kontroli. 
• Niechęć do wzmożonego wysiłku (lenistwo) oraz negatywne doświadczenia. 

Kolejną z interesujących koncepcji opisała prof. Małgorzata M. Czerska, która podzieliła przyczyny oporu ze względu na miejsce ich pochodzenia: 

• Źródła tkwiące w osobowości człowieka (np. lęk przed nieznanym, poziom samooceny, tendencja do ryzyka) 
• Źródła tkwiące w oddziaływaniu grupy społecznej (np. nacisk współpracowników, brak zaufania wobec kierownika) 
• Źródła tkwiące w samej zmianie (np. obawy przed utratą pracy, zmianą szefa, wzrostem zakresu zadań i odpowiedzialności) 
• Źródła tkwiące w organizacji procesu zmian (np. zaskakiwanie ludzi zmianą, negatywne doświadczenia z poprzednimi zmianami). 

Kluczowa jest znajomość źródeł oporu wobec zmiany, aby trafnie zdiagnozować przyczyny i móc dobrać adekwatne działania, które pozwolą je zniwelować bądź całkowicie wyeliminować. 

Jak można wprowadzać zmiany w firmie, minimalizując opór pracowników?  

Warto ten proces dobrze zaplanować i zwrócić szczególną uwagę na: 

• Komunikację z pracownikami, otwartą, jasną, szczerą i regularną. Przedstawić powody zmian, korzyści, jakie przyniosą dla firmy i samych pracowników, oraz jakie konkretne kroki będą podejmowane w procesie zmiany. Dobrze jest zapewnić pracowników, że zostaną odpowiednio informowani na bieżąco oraz (jeśli to realnie możliwe) będą mieli możliwość wyrażania swoich obaw i sugestii. 
• Zaangażowanie pracowników w proces zmian. Zachęcamy do udziału w procesie planowania zmiany, a także do wnoszenia swoich pomysłów i opinii na temat sposobu jej przeprowadzenia. Dajemy zespołowi poczucie, że są częścią procesu, a nie tylko odbiorcami decyzji podejmowanych przez zarząd.  
• Szkolenia i wsparcie dla pracowników, aby mogli efektywnie działać w nowych warunkach. Wprowadzanie zmian w firmie może wymagać od pracowników nowych umiejętności, wiedzy czy podejścia do pracy. Ponadto zapewniamy odpowiednie wsparcie techniczne i organizacyjne, aby pracownicy mogli łatwo przystosować się do nowych narzędzi, procesów czy struktur organizacyjnych. 
• Monitorowanie postępów w działaniach. Bądźmy także elastyczni i gotowi do reagowania na nowe wyzwania, które mogą się pojawić w trakcie procesu zmian. Starajmy się na bieżąco usuwać ewentualne przeszkody, które mogą utrudniać akceptację zmian przez pracowników. 
• Nagradzajmy lub doceniajmy pracowników za ich udział i wysiłki w procesie zmian. Nagrody, pochwały i formy uznania mogą być motywatorem dla pracowników do zaakceptowania zmian i zaangażowania się w proces. 
• Wykażmy empatię i zrozumienie dla pracowników. Pamiętajmy, że zmiany mogą być trudne dla niektórych, zwłaszcza jeśli wiążą się z niepewnością lub zmianą rutyny. 

Klasyfikacji i metod dotyczących oporu na zmiany powstało wiele, to co najważniejsze to fakt, że wszyscy eksperci są zgodni, że najbardziej istotną i skuteczną taktyką w zmniejszaniu oporu wobec zmiany jest szef, jako swoisty ambasador zmiany. To on/ona ma największą moc w przeprowadzeniu swojego zespołu przez drogę zmiany z entuzjazmem i współpracą. Jego/jej postawa jest ważna, bo wpływa na innych i daje przykład. Manager przekonany co do słuszności zmiany i widzący jej dalekosiężne korzyści. 

W zarządzaniu zmianą możemy się także wesprzeć wzorem Beckharda i Harrisa:  

D x V x F > R 

D — poziom niezadowolenia 

V — pożądane zmiany 

F — praktyczność zmiany 

R — jest większe od ‘przewidywanego kosztu zmiany 

To oznacza, że skuteczna zmiana następuje wtedy, jeśli nasz ‘poziom niezadowolenia ze status quo’ x ‘poziom pożądania zmiany’ x ‘praktyczność zmiany’ jest większe od ‘przewidywanego kosztu zmiany’. Jednym zdaniem: aby zmniejszyć opór na zmianę, powinniśmy doprowadzić do sytuacji, w której pracownicy poczują, że nic nie zadzieje się bez ich udziału 🙂 

„Sami musimy stać się zmianą, do której dążymy w świecie” – Gandhi 

Autor artykułu: Marta Woszczyńska – HR Business Partner