Czy warto wprowadzić Kaizen do zarządzania zespołem?

Jednym z mniej przyjemnych momentów po opuszczeniu domu rodzinnego i rozpoczęciu życia na własny rachunek był ten, w którym uświadomiłam sobie, że od teraz wszystko muszę robić sama. Nawet te rzeczy, których szczerze nie znoszę, jak sprzątanie L Z racji ograniczonego budżetu nie mogłam pozwolić sobie na zatrudnienie kogokolwiek, więc trzeba było wziąć byka za rogi i sprzątać samodzielnie. Ponieważ należę do osób, które zawsze starają się zoptymalizować swoje działania (w szczególności te, których nie lubię) nieustannie wprowadzałam drobne zmiany – zmieniałam kolejność czynności, próbowałam nowych środków czy urządzeń, które pomagały mi utrzymać czystość. Wszystko po to, aby jak najmniej czasu poświęcać sprzątaniu…  

Kilka lat później mój ówczesny pracodawca skierował mnie na szkolenie, którego temat niewiele mi mówił: „Kaizen – nowoczesne podejście do zarządzania zespołem”. Jakie było moje zdziwienie, gdy podczas tych zajęć odkryłam, że ja przecież znam koncepcję Kaizen – wykorzystywałam ją w moim uporczywym poszukiwaniu optymalnego sposobu na utrzymanie czystości 😱        

Kaizen (kai – zmiana, zen – dobro, sens)  jest japońską filozofią, zgodnie z którą celem jest nieustanne dążenie do doskonałości. Zwana jest również filozofią małych kroków, gdyż sedno Kaizen tkwi w systematycznym poszukiwaniu i realizowaniu drobnych zmian, gwarantujących stabilny rozwój.   

Kaizen opiera się na 10 prostych zasadach:  

• Problemy stwarzają możliwości – traktuj problemy jak drogowskazy, które pozwalają odkryć nową drogę do ulepszenia produktu/ procesu/ usługi. 
• Pytaj 5 razy „Dlaczego?” – poszukaj źródła problemu, dzięki czemu znajdziesz wskazówki jak go rozwiązać.  
• Bierz pomysły od wszystkich – bądź otwarty na informacje płynące z różnych stron; nigdy nie wiesz, kto podsunie ci dobry pomysł lub ideę. 
• Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia – nie skupiaj się na poszukiwaniu skomplikowanych działań; często proste sposoby przynoszą spektakularne efekty. 
• Odrzucaj ustalony stan rzeczy – nieustannie poszukuj nowych możliwości. 
• Wymówki są zbędne – nie szukaj przeszkód; szukaj sposobów realizacji. 
• Wybieraj proste rozwiązania, nie czekaj na idealne – zamiast nieustannie szukać idealnych sposobów, zacznij realizować te najprostsze, w myśl zasady: „zrobione jest lepsze od idealnego”. 
• Użyj sprytu zamiast pieniędzy – poszukuj rozwiązań, które nie generują wysokich kosztów. 
• Pomyłki koryguj na bieżąco – niezwłocznie podejmuj działania mające na celu eliminację błędów; nie czekaj w nadziei, że problem sam się rozwiąże.  
• Ulepszanie nie ma końca – doskonalenie jest ciągłą drogą; zawsze możesz coś poprawić, zawsze możesz nauczyć się czegoś nowego. 

Jako strategia biznesowa, Kaizen polega na zaangażowaniu każdego pracownika firmy, w ciągłe poszukiwanie sposobów doskonalenia i usprawniania wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Podstawą tej koncepcji są codzienne, proste i niewielkie ulepszenia wykonywanych czynności. Pozwala to z jednej strony optymalizować procesy, a z drugiej eliminuje problemy i zapobiega ich powstawaniu.  

Kaizen wykorzystuje potencjał grupy – każdy pracownik, bez względu na zajmowane stanowisko, jest zachęcany do współpracy i zgłaszania innowacyjnych pomysłów. W firmach zarządzanych w duchu Kaizen proces angażowania pracowników jest często implementowany systemowo, z wykorzystaniem m.in. metodologii planowania strategicznego Hoshin Kanri, czy koncepcji „kół jakości”. 

Ideą Hoshin Kanri jest dostosowanie strategicznych celów i celów firmy do działań i wysiłków każdego pracownika. Proces nie jest realizowany odgórnie, ale kaskadowany na wszystkie poziomy przedsiębiorstwa, angażując pracowników do aktywnego udziału w planowaniu i realizacji inicjatyw strategicznych. Hoshin Kanri tworzy wspólne poczucie celu i kierunku  oraz sprzyja zdyscyplinowanemu i systematycznemu podejściu do zarządzania strategią firmy. 

Koła jakości są zorganizowaną i celową formą pracy zespołowej, której zadaniem jest doskonalenie jakości procesów, produktów lub usług firmy, a także organizacji pracy pracowników. Członków kół jakości charakteryzuje interdyscyplinarność i dobrowolność uczestnictwa. Spotykają się cyklicznie, aby wspólnie identyfikować, analizować i rozwiązywać problemy występujące w organizacji. 

Wdrożenie kół jakości w działalność operacyjną firmy przynosi szereg korzyści – tworzą one atmosferę zaufania, motywują do działania, rozwijają kreatywne myślenie i skupiają wszystkich wokół wspólnego celu.   

 Kaizen można zastosować w każdej organizacji – od produkcji po sektor usług, na każdym jej szczeblu – w całym przedsiębiorstwie, poszczególnych działach czy zespołach. Celem jest stworzenie kultury ciągłego doskonalenia prowadzącej do maksymalizacji wydajności i skuteczności. 

Autor artykułu: Aneta Skowyra-Mazur – Trener Biznesu, Konsultant DISC, praktyk sprzedaży i zarządzania sprzedażą