A ty? Co wiesz o swoich pracownikach?
W poprzednich wpisach podkreślałam jak ważnym aspektem pracy managera, jest poznanie swojego zespołu. Poznanie wielopłaszczyznowe, skupione nie tylko na twardych danych, a również na specyfice jego układów i zależności, które stanowią siłę napędową jego działania. Kilka lat temu, przygotowując się do objęcia stanowiska managera w nowej firmie, stworzyłam narzędzie – checklistę zagadnień, na które powinnam znać odpowiedź, aby skutecznie zarządzać zespołem. Oto ona:
Informacje statystyczno-administracyjne:
- Jak duży jest mój zespół?
- Jaka jest jego struktura (wiek, płeć, stanowisko, staż w firmie, staż na stanowisku)?
- Czy i jak duża jest rotacja w zespole?
- Czy i jakim budżetem dla niego dysponuję?
- Czy i w jakim stopniu mam wpływ na pensje i premie dla zespołu?
Informacje dotyczące realizowanych zadań i miejsca w strukturze firmy:
- Czym zajmuje się zespół? Jakie osiąga wyniki? Jak te wyniki wyglądają na tle innych zespołów/konkurencji?
- Jaki jest zakres obowiązków zespołu?
- Według jakich procedur pracuje?
- Jaką funkcję pełni w organizacji i jakie są wobec niego plany na przyszłość?
- Jakie są zasoby logistyczne zespołu (warunki pracy, narzędzia, materiały, sprzęt etc.)? Jak wpływają na realizację zadań zespołu? Czy jest tu coś, co wymaga natychmiastowego działania?
Informacje dotyczące pracowników:
- Jaka jest atmosfera w zespole (jeżeli jest zła – z czego to wynika)?
- Według jakich nieformalnych zasad funkcjonuje zespół?
- Jakie są jego mocne, a jakie słabe strony?
- Czy mam w zespole osoby, które są zaprzyjaźnione? Skonfliktowane? Jak mocne są te relacje?
- Co moi pracownicy sądzą o swojej pracy?
- Co ich motywuje? Co demotywuje?
Lista nie stanowi zamkniętego katalogu tematów, które powinien poznać manager, aby skutecznie zarządzać zespołem. W zależności od specyfiki grupy, której przewodzi, mogą pojawić się inne, na które będzie musiał znać odpowiedź. Listę można dowolnie modyfikować, tak aby była pomocna w realizacji celów i zadań managerskich.
Pułapka, którą nazywam „zjadłem zęby na zarządzaniu zespołami”.
Na gruncie zawodowym spotykam managerów, którzy są przekonani, że ich dotychczasowe doświadczenia stanowią wystarczający zasób, aby skutecznie zarządzać każdym kolejnym zespołem. Nie są zainteresowani poznaniem swoich pracowników, uważają to za stratę czasu. Mają wypracowany styl zarządzania i zestaw sprawdzonych narzędzi, który wdrażają bez względu na okoliczności. Na krótką metę jest to skuteczne i najczęściej prowadzi do szybkiej poprawy wyników. Na dłuższą metę – poprzez swoje upodmiotowienie pracownika – niesie zagrożenie demotywacji i wypalenia członków zespołu, a w konsekwencji jego mentalnego rozpadu. A to wcześniej niż później przełoży się na wyniki zespołu, a raczej na ich brak. Prosta droga do katastrofy, prawda?