Zwalnianie z klasą, czyli czy szkolić managerów w utrzymaniu profesjonalizmu podczas zwolnień? 

Zwalnianie pracownika jest często trudną sytuacją dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Pod względem emocjonalnym, sytuacyjnym, ale także wymogu przestrzegania odpowiednich procedur i przepisów prawnych. W zależności od organizacji różne osoby mogą być odpowiedzialne za przeprowadzenie tego procesu. Najczęściej jednak (i tak powinno to wyglądać) zwalnia bezpośredni przełożony/manager osoby, która z różnych powodów musi opuścić miejsce pracy.  

Z pewnością należy przeszkolić wszystkich managerów w utrzymaniu profesjonalizmu i taktu podczas zwalniania pracowników, aby mieć pewność, że firma i pracownicy nie zostaną narażeni na ewentualne przykre konsekwencje tj. popsucie reputacji, niepochlebne opinie w Internecie czy dzielenie się nimi ze znajomymi (potencjalnymi przyszłymi kandydatami).  

Na co zwrócić uwagę podczas przygotowywania managerów do procesu zwalniania pracownika?  

• Managerowie, powinni być dobrze poinformowani o procedurach dot. zwalniania, zgodności z prawem pracy oraz politykach i procedurach samej organizacji w tym zakresie.  
• Szkolenia powinny uwzględniać zarówno aspekty emocjonalne (np. panowanie nad emocjami), jak i praktyczne oraz odpowiednie zachowanie podczas trudnych rozmów. 
• Wspierajmy managerów w rozwijaniu umiejętności empatii i współczucia, aby traktowali zwalnianych pracowników z szacunkiem i zrozumieniem.  
• Zadbajmy o to, aby managerowie mieli dobrze opracowany plan zwolnienia, który będzie uwzględniał wszystkie niezbędne kroki i informacje. Pomóżmy im zrozumieć, jakie procedury muszą być przestrzegane, jakie dokumenty powinny być przygotowane i jakie wsparcie mogą oferować zwalnianym pracownikom w zakresie np. znalezienia nowej pracy czy wystawienia referencji. 
• Komunikacja odgrywa kluczową rolę podczas zwolnień. Managerowie powinni być w stanie jasno i bezpośrednio przekazywać informacje pracownikowi. Powinni również być przygotowani na trudne pytania, jakie mogą pojawić się podczas rozmowy. 
• Zwalnianie pracowników jest sprawą prywatną i poufną. Managerowie powinni być świadomi tego, że informacje dotyczące zwolnień nie powinny być udostępniane innym pracownikom bez wyraźnej zgody osoby zwalnianej. Konieczne jest przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. 
• Zwalnianie może być dla managerów trudnym i stresującym zadaniem, dlatego zapewnijmy im wsparcie i możliwość refleksji nad tym, jak poprawić swoje umiejętności w tym obszarze. Możemy organizować regularne spotkania, podczas których będą mogli omawiać swoje doświadczenia i dzielić się radami. 
• Szkolenia przeprowadzajmy dla każdego managera-nowicjusza, oraz dla tych, którzy powinni odświeżyć wiedzę lub popełniają błędy. W dobrym interesie firmy jest zadbanie o każdy aspekt offboardingu. Uświadamiamy także o negatywnych konsekwencjach trudnych czy wręcz przykrych sytuacji podczas zwalniania.  

Kilka praktycznych wskazówek — jak każdy odpowiedzialny manager powinien się przygotować do zwolnienia pracownika: 

Refleksja 

Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić to zastanowić się, w jakim stopniu  w ogóle zwolnienie jest konieczne, czy jest jedynym właściwym rozwiązaniem sytuacji? Przeanalizujmy feedback, zebrane informacje i powody rozstania się. Zastanówmy się, czy może warto dać jeszcze jedną szansę, wprowadzić plan naprawczy czy zaproponować zmianę obowiązków/stanowiska/działu.  

Powody 

Zwalniamy z różnych powodów, które są zrozumiałe dla managera, ale już niekoniecznie dla osoby, której zwolnienie dotyczy. Warto zatem odpowiednio jasno i klarownie przedstawić powody rozstania. Odpowiedzieć na ewentualne pytania pracownika i wskazać mu dalsze ścieżki postępowania w tej sytuacji.  

Empatia 

Dla pracownika zwalnianego taka decyzja może być poważnym szokiem, wówczas gdy nie był wcześniej na to przygotowany, nie otrzymał czerwonej kartki, ani negatywnego feedbacku, zatem nie spodziewa się takiego ruchu ze strony firmy. Warto zadbać o jego emocje i odczucia. Wesprzeć, okazując empatię. Jeżeli dobrze ci się z kimś pracowało, zaproponuj pomoc w postaci dzielenia się twoimi kontaktami lub wydaniem bardzo dobrych referencji. Nie można obiecywać rzeczy, których nie jesteśmy w stanie spełnić tj. wsparcia po rozwiązaniu umowy, znalezienia innego miejsca pracy itp., jeśli nie mamy możliwości, aby w taki sposób pomóc. 

Zespół 

Zwalnianie każdego pracownika to decyzja, która wpływa pośrednio lub bezpośrednio na jego najbliższy zespół oraz inne działy w firmie. Może to budzić niepokój wśród tych, którzy pozostają w organizacji. Pierwszą myślą członków zespołu, która może się pojawić to np. “Czy mnie też to czeka?”. Dlatego tak ważne jest odpowiednie, zarówno w formie jak i w czasie — powiadomienie współpracowników o odejściu kolegi/koleżanki. 

Przygotowanie 

Wszystkie biorące w procesie udział osoby powinny się dobrze przygotować, aby w jego trakcie nie popełnić błędów rzutujących na obraz firmy i ich samych. Możemy poprosić o pomoc w przygotowaniu i uczestnictwie w takim spotkaniu np. osobę z działu HR.  

• Umawiamy się z pracownikiem z wyprzedzeniem, nie pochopnie i nie za szybko.  
• Przygotowujemy plan działania, czyli kolejne kroki w offboardingu, co się będzie działo po poinformowaniu pracownika oraz potem po jego odejściu np.: 
• Czy ma nadal wykonywać swoje obowiązki do zakończenia okresu wypowiedzenia, czy zostanie zwolniony z obowiązku pracy?  
• Kto przejmie obowiązki pracownika w związku z jego odejściem? itp. 
• Przygotowujemy się do spotkania. Układamy w głowie albo spisujemy sobie, co chcemy powiedzieć i jak poprowadzimy spotkanie. Zbieramy wszystkie niezbędne dokumenty (wraz z wypowiedzeniem) w zależności od rodzaju umowy podpisanej z pracownikiem. Dzień przed rozmową najlepiej dobrze się wyspać i wypocząć.  
• Wyciągamy wnioski z całego procesu zwolnienia, aby nie powtarzać ewentualnych błędów w przyszłości — szczerze odpowiedz sobie na pytania typu: Jaki błąd mógł być popełniony w przypadku tego pracownika? (pod kątem wdrożenia, stanowiska, zespołu, rekrutacji, Twojej roli jako managera…). 

Szkolenie managerów w obszarze zwalniania pracowników m.in. pomoże w budowaniu pozytywnej kultury organizacyjnej, wesprze utrzymanie reputacji firmy na dobrym poziomie, zadba o zabezpieczenie interesów organizacji, czy zwiększy zaufanie zespołu do kierownictwa firmy. 

Warto szkolić! 

Powodzenia! 

Autor artykułu: Marta Woszczyńska – HR Business Partner