Jak zbudować strategię HR, gdy nie ma działu HR? 

W małych i średnich przedsiębiorstwach zarządzanie zasobami ludzkimi często spada na barki właścicieli lub managerów, którzy muszą żonglować wieloma obowiązkami jednocześnie. Według badań Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, aż 78% polskich MŚP nie posiada dedykowanego działu HR, a funkcje kadrowe są rozproszone między różnymi osobami w organizacji. 

Tymczasem badania McKinsey pokazują, że firmy z dobrze zorganizowanymi procesami HR osiągają o 22% wyższe przychody na pracownika i o 28% niższą rotację. Nawet bez formalnego działu HR, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą wdrożyć skuteczne strategie zarządzania ludźmi, które przełożą się na lepsze wyniki biznesowe. 

Jak zatem budować efektywną strategię HR, gdy nie masz dedykowanego działu kadr? Kiedy warto rozważyć zatrudnienie specjalisty HR lub skorzystanie z usług interim HR Business Partnera?  

I jak rozpoznać moment, w którym Twoja firma potrzebuje profesjonalnego wsparcia w obszarze zarządzania ludźmi? 

Wyzwania HR w firmach bez działu personalnego 

Przyjrzyjmy się bliżej najczęstszym wyzwaniom, z którymi mierzą się MŚP w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi: 

• Brak spójnych procesów – Rekrutacja, onboarding, oceny pracownicze czy rozwój kompetencji często odbywają się ad hoc, bez jasno określonych standardów i procedur. 

• Przeciążenie managerów – Właściciele i kierownicy działów, którzy przejmują obowiązki HR, często nie mają czasu ani specjalistycznej wiedzy, by robić to efektywnie. 

• Trudności w przyciąganiu talentów – Bez profesjonalnych procesów rekrutacyjnych i employer brandingu, MŚP często przegrywają walkę o najlepszych kandydatów z większymi firmami. 

• Wysokie koszty rotacji – Według badań, koszt zastąpienia odchodzącego pracownika może wynosić od 50% do 200% jego rocznego wynagrodzenia, co dla małej firmy może być znaczącym obciążeniem. 

• Problemy z zaangażowaniem – Brak systematycznego podejścia do rozwoju, motywacji i komunikacji prowadzi do niższego zaangażowania pracowników. 

• Ryzyko prawne – Nieznajomość lub nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy może prowadzić do kosztownych sporów i kar. 

Budowanie fundamentów HR 

Nawet bez formalnego działu HR, MŚP mogą zbudować solidne podstawy zarządzania zasobami ludzkimi.  

1. Stwórz prostą, ale skuteczną strategię HR 

Zacznij od odpowiedzi na podstawowe pytania: 

• Jakie są cele biznesowe Twojej firmy na najbliższe 1-3 lata? 

• Ilu i jakich pracowników potrzebujesz, by je osiągnąć? 

• Jakie kompetencje są kluczowe dla Twojego biznesu? 

• Co wyróżnia Twoją firmę jako pracodawcę? 

Na tej podstawie określ 3-5 priorytetowych obszarów HR, na których skupisz się w pierwszej kolejności (np. rekrutacja, onboarding, rozwój kluczowych kompetencji). 

2. Uporządkuj podstawowe procesy HR 

Rekrutacja i onboarding 

• Stwórz standardowe opisy stanowisk z jasnymi wymaganiami. 

• Przygotuj szablon ogłoszenia rekrutacyjnego. 

• Opracuj prosty, ale ustrukturyzowany proces selekcji (np. rozmowa telefoniczna, zadanie praktyczne, spotkanie z przyszłym przełożonym). 

• Stwórz listę kontrolną onboardingu dla nowych pracowników. 

Metoda 30-60-90: Przygotuj dla każdego nowego pracownika plan pierwszych 30, 60 i 90 dni pracy. Określ, czego powinien się nauczyć, jakie zadania wykonać i jakie rezultaty osiągnąć w każdym z tych okresów. To znacząco przyspieszy wdrożenie i zwiększy zaangażowanie. 

Ocena i rozwój 

• Wprowadź regularne (np. kwartalne) rozmowy rozwojowe zamiast formalnych ocen rocznych. 

• Stwórz prosty formularz do dokumentowania tych rozmów. 

• Zidentyfikuj ścieżki rozwoju dla kluczowych stanowisk. 

Technika 70-20-10: Planując rozwój pracowników, pamiętaj o zasadzie, że 70% uczenia się pochodzi z praktycznych doświadczeń, 20% z relacji z innymi (mentoring, feedback) i tylko 10% z formalnych szkoleń. Przydzielaj pracownikom projekty rozwijające, organizuj sesje dzielenia się wiedzą i dopiero na końcu inwestuj w zewnętrzne szkolenia. 

Wynagrodzenia i benefity 

• Zbadaj rynek, by upewnić się, że Twoje wynagrodzenia są konkurencyjne. 

• Ustal jasne zasady przyznawania podwyżek i premii. 

• Zapytaj pracowników, jakie benefity byłyby dla nich najbardziej wartościowe. 

3. Wykorzystaj technologię 

Nawet małe firmy mogą korzystać z narzędzi, które automatyzują i usprawniają procesy HR: 

• Systemy ATS (Applicant Tracking System) – Proste narzędzia do zarządzania rekrutacjami, takie jak Recruitee, Traffit, eRecruiter, pozwalają uporządkować proces i zaoszczędzić czas. 

• Platformy onboardingowe – Narzędzia takie jak Trello czy nawet Google Drive mogą służyć do stworzenia interaktywnych list kontrolnych dla nowych pracowników. 

• Systemy HRIS (Human Resources Information System) – Rozwiązania takie jak BambooHR, Personio czy HRappka pozwalają zarządzać danymi pracowników, urlopami, ocenami i innymi procesami HR. 

• Narzędzia do badania zaangażowania – Proste ankiety w narzędziach takich jak SurveyMonkey, Google Forms pozwalają regularnie badać nastroje w zespole. 

4. Rozdziel odpowiedzialność za funkcje HR 

Zamiast obarczać wszystkimi zadaniami HR jedną osobę (zwykle właściciela), rozdziel odpowiedzialność między różnych członków zespołu: 

• Wybierz w każdym dziale osobę, która będzie odpowiedzialna za wybrane procesy HR (np. jeden manager zajmuje się rekrutacją, inny rozwojem, a jeszcze inny integracją zespołu). 

• Rotacyjne obowiązki – Niektóre zadania, jak np. prowadzenie wewnętrznych szkoleń czy mentoring nowych pracowników, mogą być przydzielane rotacyjnie różnym członkom zespołu. 

• Zaangażuj cały zespół – W małych firmach warto włączać pracowników w procesy HR, np. poprzez udział w rozmowach rekrutacyjnych czy współtworzenie programów rozwojowych. 

Moment wejścia HR – kiedy potrzebujesz dedykowanego specjalisty? 

Jak rozpoznać moment, w którym Twoja firma potrzebuje zatrudnić dedykowanego specjalistę HR?  

• Liczba pracowników: Badania pokazują, że punkt krytyczny to zwykle 40-50 pracowników. Przy tej wielkości organizacji koordynacja procesów HR staje się zbyt złożona, by zarządzać nią przy okazji. 

• Tempo wzrostu – Jeśli Twoja firma rośnie o więcej niż 25% rocznie, prawdopodobnie potrzebujesz dedykowanego wsparcia HR, nawet jeśli zatrudniasz mniej niż 40 osób. 

• Wskaźniki HR – Alarmujące sygnały to: 

Rotacja przekraczająca średnią branżową o więcej niż 5 punktów procentowych. 

Czas rekrutacji dłuższy niż 60 dni. 

Ponad 20% ofert pracy odrzucanych przez kandydatów. 

Spadające wyniki badań zaangażowania. 

• Czas poświęcany na HR: Jeśli Ty lub Twoi managerowie poświęcacie więcej niż 20% czasu na zadania związane z HR, warto rozważyć dedykowane wsparcie. 

• Złożoność organizacyjna: Wprowadzenie nowych poziomów zarządzania, praca w wielu lokalizacjach czy ekspansja międzynarodowa to momenty, które zwykle wymagają profesjonalnego HR. 

Kiedy i jak skorzystać z zewnętrznego wsparcia HR? 

Nawet najlepiej zorganizowane MŚP w pewnym momencie mogą potrzebować profesjonalnego wsparcia w obszarze HR. Oto opcje: 

1. Interim HRBP  

To specjalista HR, który działa jako strategiczny partner biznesowy, łącząc potrzeby organizacji z zarządzaniem ludźmi. Pracuje z firmą przez określony czas, pomagając rozwiązać konkretne wyzwania lub wdrożyć nowe procesy. Kiedy warto rozważyć zatrudnienie? 

• Gdy firma przechodzi przez istotną zmianę (np. szybki wzrost, restrukturyzacja). 

• Przy wdrażaniu nowych procesów HR (np. system ocen, program rozwojowy). 

• W sytuacjach kryzysowych (np. wysoka rotacja, konflikty w zespole). 

• Gdy potrzebujesz profesjonalnego audytu obecnych praktyk HR. 

Korzyści: 

• Dostęp do specjalistycznej wiedzy bez długoterminowego zobowiązania. 

• Świeże, zewnętrzne spojrzenie na organizację. 

• Transfer wiedzy do wewnętrznych managerów. 

• Możliwość wdrożenia najlepszych praktyk z większych organizacji. 

Przykład: 60-osobowa firma produkcyjna zatrudnia interim HRBP na 6 miesięcy, aby pomógł uporządkować procesy HR przed planowaną ekspansją. HRBP wdrożył system ocen pracowniczych, opracował ścieżki kariery i przeszkolił managerów z prowadzenia rozmów rozwojowych. Po zakończeniu kontraktu firma była w stanie samodzielnie kontynuować te procesy, a koszty interim partnera zwróciły się dzięki niższej rotacji i wyższej efektywności rekrutacji. 

2. Outsourcing funkcji HR 

Alternatywą jest także outsourcing wybranych funkcji HR do zewnętrznych firm (choć w podsumowaniu to na pewno najbardziej kosztowna opcja): 

• Administracja kadrowo-płacowa – Podstawowe zadania związane z dokumentacją pracowniczą, naliczaniem wynagrodzeń i raportowaniem można powierzyć biurom rachunkowym lub wyspecjalizowanym firmom. 

• Rekrutacja – Agencje rekrutacyjne mogą przejąć część lub całość procesu pozyskiwania pracowników. 

• Szkolenia i rozwój – Zewnętrzni trenerzy i firmy szkoleniowe mogą zaprojektować i przeprowadzić programy rozwojowe. 

• Doradztwo prawne – Kancelarie specjalizujące się w prawie pracy mogą zapewnić bieżące wsparcie i zminimalizować ryzyko prawne.