5 dysfunkcji pracy zespołowej wg Patricka Lencionego – jak im przeciwdziałać?

W artykule 5 DYSFUNKCJI PRACY ZESPOŁOWEJ WG PATRICKA LENCIONEGO omówiłam model 5 problemów, które mogą wystąpić w grupie ludzi, realizującej wspólnie zadania. Podążając za myślą Lencioniego, są to w kolejności: brak zaufania, obawa przed konfliktem, brak zaangażowania, unikanie odpowiedzialności oraz brak dbałości o wyniki. Wystąpienie którejkolwiek z nich wpływa nie tylko na motywację pracowników i dobrą atmosferę w pracy, ale stanowi realne zagrożenie dla efektywnej i terminowej realizacji zadań. Dlatego warto, aby manager prowadził swój zespół w sposób, ograniczający ryzyko wystąpienia tych dysfunkcji. Jednak, co w sytuacji, gdy się pojawią? Jakie kroki ma podjąć, aby im przeciwdziałać? Oto krótkie omówienie pomocnych narzędzi. 

Dysfunkcja – brak zaufania

Kluczowym czynnikiem pracy nad tą dysfunkcją jest odpowiednia postawa managera. W myśl powiedzenia: przykład idzie z góry – okazanie zaufania swoim ludziom jest pierwszym krokiem budowania zaufania wewnątrz zespołu. Pracę nad tą dysfunkcją powinno rozpocząć wypracowanie wspólnej definicji zaufania, doprecyzowującej jakie zachowania i postawy są pożądane i akceptowane przez wszystkich pracowników. Dobrym sposobem jest stworzenie listy zasad i wartości, ważnych dla całego zespołu. Powinny się w niej znaleźć m.in. wzajemna życzliwość i chęć pomocy, szczerość i swoboda wypowiedzi, szacunek, reguły pracy z konfliktami oraz otwartość na ujawnianie własnych słabości. Kolejnym krokiem będzie wdrożenie powstałych zasad w życie zespołu. Tu również manager odgrywa kluczowa rolę – nie tylko powinien stać na straży ich przestrzegania, ale sam być ich ambasadorem. Innym istotnym elementem budowania zaufania jest wypracowanie przyjaznych relacji między członkami zespołu. Pracownicy powinni mieć okazję poznać się nawzajem, nie tylko na płaszczyźnie realizowanych zadań. Warto zadbać o dobre relacje organizując szkolenia, spotkania integracyjne, warsztaty, wspólne uczestnictwo w akcjach charytatywnych lub inne wydarzenia, na których ludzie będą mieli sposobność zaprezentować się od innej, pozazawodowej strony.         

Dysfunkcja – obawa przed konfliktem

Pojawienie się tej dysfunkcji jest sygnałem, że w zespole brakuje szczerej atmosfery, opartej na wzajemnej akceptacji i szacunku. Pracownicy boją się konfrontować ze sobą, obawiając się negatywnych skutków, które mogą spotkać ich w następstwie sytuacji konfliktowej. Praca nad tą dysfunkcją skupia się na nauczeniu pracowników mówienia o trudnościach i konfliktach w sposób konstruktywny – koncentrujący się na poszukiwaniu sposobów rozwiązania problemów. Przydatne będą szkolenia z asertywności czy rozwoju umiejętności radzenia sobie w trudnych sytuacjach.  Pomocnym może być wprowadzenie techniki „czystych pytań”, polegającej na zadawaniu pytań, które pomagają zrozumieć innych członków zespołu. Pytania te powinny być proste i konkretne, takie jak: „Dlaczego uważasz, że to jest dobry pomysł?” lub „Co dokładnie cię niepokoi w tym rozwiązaniu?”. Dzięki temu pracownicy mogą lepiej zrozumieć swoje motywacje i cele. Innym skutecznym narzędziem jest „skala dyskomfortu”, polegająca na tym, że każdy pracownik przedstawia swoje obawy lub wątpliwości dotyczące pracy zespołu, a następnie określa, na ile jest to dla niego trudne lub niekomfortowe. Pozwala to zdiagnozować i skupić się na najbardziej palących i wymagających uwagi problemach. 

Dysfunkcja – brak zaangażowania

Brak zaangażowania jest najczęściej związany z brakiem jasno sformułowanych celów i priorytetów zespołu. Dlatego pracę nad tą dysfunkcją należy rozpocząć od ponownego ich określenia oraz przekazania pracownikom. Dotyczy to zarówno celów indywidualnych, jak i zespołowych, dzięki czemu każdy będzie wiedział, w jakim stopniu jego działania przyczyniają się do sukcesu całej organizacji. Ważne jest również określenie priorytetów oraz ustalenie ram czasowych. Zespoły charakteryzujące się brakiem zaangażowania mają skłonność do odwlekania decyzji w czasie, co rodzi realne zagrożenie dla terminowej realizacji zadań. Warto więc wdrożyć projektowe podejście do zarządzania zadaniami, dzieląc je na osadzone w czasie etapy (tzw. kamienie milowe). W odniesieniu do tej dysfunkcji niezwykle istotne jest też sukcesywne motywowanie pracowników, które daje im poczucie komfortu i wpływa na zwiększenie zaangażowania w wykonywaną pracę.   

Dysfunkcja – unikanie odpowiedzialności

Kluczem do przezwyciężenia tej dysfunkcji jest wzbudzenie w pracownikach odpowiedzialności za prawidłową i terminową realizację zadań całego zespołu. Aby to osiągnąć, manager powinien ustalić z zespołem konkretne cele i oczekiwania, dzięki którym każdy będzie wiedział czego wymaga od niego organizacja. Warto wdrożyć w zespole plany działań, które pomogą skoncentrować uwagę na konkretnych krokach, prowadzących do realizacji zadań. Z drugiej strony manager powinien zapewnić pracownikom swobodę w generowaniu pomysłów i szukaniu nowych rozwiązań oraz stworzyć kulturę otwartą na błędy. Takie środowisko pracy podnosi poczucie odpowiedzialności i mobilizuje ich do osiągania lepszych rezultatów. 

Dysfunkcja  – brak dbałości o wyniki

Aby skutecznie pracować nad ostatnią dysfunkcją należy wdrożyć działania, które skupią uwagę zespołu na osiąganych wynikach. Począwszy od zdefiniowania celów – krótko i długoterminowych, przez systematyczne monitorowanie poziomu ich wykonania, po wypracowanie systemu gratyfikacji za ich zrealizowanie. Skutecznym rozwiązaniem jest wykorzystanie narzędzi pomagających śledzić na bieżąco postępy pracy, takich jak osie czasu czy tablice Kanban. Dzięki temu każdy pracownik będzie miał dostęp do informacji, na jakim etapie prac się znajduje (zarówno on sam, jak i cały zespół). 

Autor artykułu: Aneta Skowyra-Mazur – Trener Biznesu, Konsultant DISC, praktyk sprzedaży i zarządzania sprzedażą