Zasady wręczania i przyjmowania prezentów biznesowych 

Jeżeli zapytamy nasze mamy i babcie, z czym kojarzy im się firmowy podarunek, z pewnością od wielu z nich usłyszymy o rajstopach i goździkach. Te, dość dziwne obecnie prezenty, były bardzo popularnym podarunkiem, wręczanym przez pracodawcę z okazji Dnia kobiet wszystkim paniom zatrudnionym w państwowych przedsiębiorstwach. Osobiście pamiętam prezent, który dawno temu otrzymałam z tej okazji od mojego pracodawcy – był to komplet kosmetyków pewnej znanej firmy z gołębiem (a właściwie gołębicą) w logo, składający się z żelu pod prysznic, balsamu i sizalowej myjki. Choć obecnie ten rodzaj podarunku byłby potraktowany jako duże faux-pas, wspominam go z uśmiechem. Cóż, takie wtedy były czasy. 

Na przestrzeni ostatnich kilkudziesięciu lat nastąpiła znacząca zmiana w zakresie zasad savoir-vivre dotyczących wręczania i otrzymywania prezentów biznesowych. Warto je znać, aby wiedzieć czym i kiedy możemy obdarować swojego klienta, kontrahenta lub partnera biznesowego. W dzisiejszym artykule omawiam najważniejsze wskazówki obowiązującej biznesowej etykiety prezentowej.  

DOPASOWANIE PREZENTU DO OKAZJI I RODZAJU RELACJI 

Wręczenie prezentu biznesowego powinno być dobrze przemyślane – zarówno pod względem jego charakteru, jak i okazji, dla której chcemy go ofiarować. Prezent nie może być zbyt osobisty (rajstopy i żel pod prysznic to nie jest dobry pomysł), nieproporcjonalny kosztowo w odniesieniu do wartości współpracy (mówiąc wprost – zbyt drogi lub zbyt tani), kontrowersyjny (odnoszący się do tematów wrażliwych, takich jak religia czy seksualność) lub na wskroś praktyczny (jak np. komplet patelni czy garnków). Wyjątek stanowią tu designerskie produkty, jak wysokiej jakości kieliszki do wina, markowa porcelana lub sygnowana znanym nazwiskiem deska do serwowania serów.  

Nie bez znaczenia jest rodzaj relacji, która łączy nas z obdarowywanym – inny prezent wręczymy koledze z zespołu, który właśnie obchodzi urodziny, inny prezesowi firmy, z którą sfinalizowaliśmy ważny kontrakt. W pierwszym przypadku, prezent może być mniej formalny i bardziej osobisty (w szczególności, gdy z kolega łączą nas bliskie relacje). W drugim – lepiej postawić na sprawdzony, niezobowiązujący upominek.  

Okazja, dla której wręczamy prezent biznesowy, ma równie duże znaczenie w doborze rodzaju podarunku. Prezenty tradycyjnie wręczane w naszej kulturze z okazji świąt, mogą odnosić się do nich swoim charakterem. Z kolei podarunek dla pracownika, mający na celu podkreślenie naszej wdzięczności za jego pracę i zaangażowanie, może dotyczyć jego zainteresowań i pozazawodowych pasji.          

KIEDY JEST DOBRY CZAS NA WRĘCZENIE PREZENTU? 

Przede wszystkim należy pamiętać, aby nie dawać prezentu przed lub w trakcie prowadzenia negocjacji, ustalania warunków współpracy czy kontraktów. Takie działanie może być odebrane jako próba korupcji i skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami. Finalizacja transakcji, podpisanie umowy, zatwierdzenie ram współpracy to zdecydowanie lepszy czas na wręczenie upominku.   

WRĘCZANIE PREZENTÓW BIZNESOWYCH W ROŻNYCH KULTURACH 

Etykieta wręczania upominków biznesowych jest odmienna w różnych kulturach. W krajach Dalekiego Wschodu, jak Chiny, Japonia czy Korea trzeba pamiętać, że opakowanie prezentu jest równie ważne jak jego zawartość. Należy unikać opakowań w kolorach, uznanych w tamtym kręgu kulturowym za niepomyślne (np. białego, który jest kolorem żałoby). Wręczając upominek, należy trzymać go w obu dłoniach – jest to postrzegane jako oznaka szacunku wobec obdarowywanego. Nie powinniśmy też dziwić się, że wręczony przez nas podarunek zostanie odłożony na bok bez rozpakowania. 

W państwach muzułmańskich istotną rolę odgrywa podarowany przedmiot. Należy wystrzegać się wręczania alkoholu, jedzenia oraz prezentów przedstawiających postacie lub zwierzęta (zdjęć, obrazów, figurek ect.). Podarunki należy wręczać prawą ręką i zawsze mężczyźnie (obdarowanie prezentem kobiety lub dzieci jest źle postrzegane). W przeciwieństwie do Chin czy Japonii możemy być pewni, że upominek zostanie od razu rozpakowany i dokładnie obejrzany. 

W Stanach Zjednoczonych warto zwrócić szczególną uwagę na unikanie wręczania prezentów o dużej wartości (z uwagi na podejrzenie o próbę korupcji) oraz odnoszących się do wrażliwej tematyki, takiej jak rasa, płeć, religia czy przekonania polityczne. Amerykanie bardzo poważnie podchodzą do przestrzegania zasad równości i swobód obywatelskich, dlatego łatwo możemy zostać posądzeni o przekroczenie tych granic. 

Na koniec warto wspomnieć, że w wielu firmach funkcjonują sformalizowane zasady dotyczące przyjmowania prezentów – warto się z nimi zapoznać, aby mieć pewność, że nie stawiamy odbiorcy w niezręcznej sytuacji, łamiąc obowiązujące reguły.