Zarządzanie zespołem rozproszonym

Zarządzanie zespołem ludzi nie jest prostym zadaniem. Poziom trudności zdecydowanie wzrasta, gdy zarządzanie dotyczy osób pracujących w zespole rozproszonym. Brak możliwości kontaktu face to face, synchronizacji pracy wszystkich członków grupy, bieżącego reagowania na pojawiające się problemy, czy wreszcie trudności w monitorowaniu i ocenie postępów pracy, stanowią nie lada wyzwanie nawet dla doświadczonych managerów. Jakie działania warto wdrożyć, aby skutecznie prowadzić zespół rozproszony? Na co zwrócić szczególną uwagę, aby z powodzeniem realizować założone cele? Jak skutecznie motywować ludzi, gdy dzieli ich znaczna odległość – czasem nawet kilkaset czy kilka tysięcy kilometrów? Oto zestawienie najważniejszych zasad: 

Zapewnienie odpowiednich narzędzi pracy

Zarządzając osobami, które pracują w zaciszu własnych 4 kątów należy zadbać o to, aby mieli oni narzędzia niezbędne do wykonywania przydzielonych im obowiązków. Mam na myśli nie tylko komputer z dostępem do odpowiednich systemów, ale również szybkie i stabilne łącze internetowe oraz dobrej jakości zestaw słuchawkowy. Komunikacja z pracownikami zdalnymi przebiega za pośrednictwem tele lub wideokonferencji, stąd konieczność wyposażenia ich w urządzenia umożliwiające rozmowę bez przerw czy zakłóceń. A skoro o komunikacji mowa – należy zadbać również o udostepnienie biznesowej platformy komunikacyjnej, służącej nie tylko do rozmów, ale pozwalającej na zarządzanie zadaniami, wspólną pracę, dzielenie się zasobami, czy prezentowanie materiałów (rynek oferuje wiele takich narzędzi np. Skype, Trello czy Teams). Nie można zapominać o odpowiednim przeszkoleniu pracowników, aby wiedzieli jak w pełni wykorzystać możliwości danej platformy. 

Ustalenie jasnych zasad i precyzyjne zdefiniowanie celów

Z uwagi na specyfikę pracy zespołu rozproszonego, gdzie każdy pracuje w dużej mierze samodzielnie i bez możliwości bieżącej interakcji, niezwykle istotne jest określenie zasad pracy oraz precyzyjne zdefiniowanie celów. Od samego początku wszyscy członkowie zespołu powinni wiedzieć czym, jak i dlaczego mają się zajmować oraz znać zasady pracy i komunikacji obowiązujące w grupie. Pozwala to uniknąć nieprawidłowych działań, wynikających z błędnej interpretacji czy niezrozumienia zadań. 

Codzienna komunikacja

To niezwykle ważny element zarządzania zespołem rozproszonym. Systematyczna i częsta interakcja między managerem a członkami zespołu, dostarcza bieżącej wiedzy na temat postępu prac, pozwala diagnozować i zarządzać trudnościami, motywuje pracowników – jednym słowem umożliwia „trzymanie ręki na pulsie”. Dobrą praktyką jest określenie stałych godzin i kanałów komunikacji – zarówno z każdym pracownikiem, jak i z całym zespołem.     

Organizacja spotkań bezpośrednich

Jeżeli tylko jest to możliwe manager powinien zadbać o spotkanie zespołu na żywo. Relacje międzyludzkie trudno jest utrzymać wyłącznie wirtualnie. Kontakty bezpośrednie, nawet sporadyczne, wpływają na polepszenie poziomu komunikacji, integrują grupę i wzmacniają jej potencjał. Warto wykorzystać możliwości, jakie dają np. świąteczne spotkania integracyjne, czy szkolenia stacjonarne, aby umożliwić pracownikom poznanie się face to face. 

Organizacja wideokonferencji

Możliwość zobaczenia (a nie tylko usłyszenia) współpracowników jest niezwykle ważna w procesie budowania relacji. Specyfika zespołów rozproszonych nie zawsze umożliwia organizowanie spotkań bezpośrednich, a nawet gdy jest to możliwe, są one raczej incydentalne. Wideokonferencje stanowią namiastkę spotkań na żywo, dlatego warto korzystać z nich regularnie np. podczas prac koncepcyjnych, warsztatów tematycznych czy spotkań integracyjnych (Pewien znajomy manager wprowadził w swoim zespole wirtualne śniadania – raz w miesiącu wszyscy pracownicy spotykają się na śniadaniowej wideokonferencji, podczas której mają okazję porozmawiać ze sobą pozazawodowo i lepiej się poznać. Jest to jeden z najlepiej zintegrowanych i efektywnych zespołów jakie znam).

Motywowanie

O motywowaniu pracowników pisałam niejednokrotnie. W zespole rozproszonym jest to szczególnie ważne – pracownik pozbawiony bezpośredniego kontaktu ze swoim przełożonym jest szczególnie narażony na spadek zaangażowania i utraty pewności siebie. W tym kontekście ważne jest udzielanie regularnej informacji zwrotnej, pozytywne wzmocnienia oraz pochwała i szacunek za wykonaną pracę. 

Zarządzanie zespołami rozproszonymi, choć jest niezwykle wymagające, może przynieść niezwykłe rezultaty. Patrząc na zmiany jakie zachodzą obecnie na świecie można założyć, że praca zdalna stanie się podstawowym modelem wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. Warto już dziś rozwijać kompetencje zarządzania na odległość.  

Autor artykułu: Aneta Skowyra-Mazur – Trener Biznesu, Konsultant DISC, praktyk sprzedaży i zarządzania sprzedażą