Prowadzenie negocjacji biznesowych z perspektywy managera 

Negocjacje biznesowe są jednym z podstawowych elementów zarządzania firmą.
Na managerach zarządzających spoczywa obowiązek negocjowania kontraktów, porozumień, umów, warunków zatrudnienia pracowników, przeprowadzanych transakcji czy też ugód, w sytuacjach spornych. Stąd często w ogłoszeniach rekrutacyjnych na stanowiska managerskie, w opisie wymagań i oczekiwań, pracodawcy umieszczają zapis „umiejętność prowadzenia negocjacji”. Skuteczny manager musi wiedzieć, jak prowadzić negocjacje, aby osiągać cele organizacji i budować długotrwałe relacje z partnerami biznesowymi.

CZYM SĄ NEGOCJACJE?

Słowo pochodzi od łacińskiego terminu „negotiatio”, który oznacza „handel” lub „transakcję”. Współczesna definicja określa je jako proces, w którym dwie lub więcej stron o różnych interesach, potrzebach lub celach, podejmują komunikację w celu osiągnięcia porozumienia.

JAK PROWADZIĆ SKUTECZNE NEGOCJACJE?

Jak wspomniałam powyżej, prowadzenie negocjacji jest procesem, składa się więc z kilku następujących po sobie kroków. Odniesienie sukcesu w dużej mierze zależy od dobrego przygotowania managera na każdym etapie negocjacji biznesowych.

Krok 1 – Przygotowanie do negocjacji.

Przed przystąpieniem do negocjacji manager powinien dokładnie przeanalizować cele swojej organizacji, a następnie zastanowić się nad potrzebami i oczekiwaniami drugiej strony. Aby zrealizować ten zadanie należy zebrać informacje o partnerze negocjacyjnym, jego strukturze organizacyjnej, strategii oraz wcześniejszych praktykach negocjacyjnych.

Kolejnym punktem jest ustalenie strategii, określnie możliwych opcji (alternatywnych rozwiązań) oraz przygotowanie zestawu argumentów i kontrargumentów, które mogą zostać wykorzystane w toku prowadzonych negocjacji.

Posiadając opisane powyżej informacje manager może przygotować alternatywę, na wypadek fiaska w negocjacjach. Tzw. BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) to najkorzystniejsza opcja, jaką może osiągnąć, jeśli negocjacje zakończą się niepowodzeniem. Dla przykładu – jeśli negocjacje dotyczą warunków współpracy z nowym partnerem biznesowym, BATNĄ może być przedłużenie współpracy z obecnym.

Krok 2 – prowadzenie negocjacji biznesowych.

Istnieją różne strategie negocjacyjne, które ułatwiają managerowi osiągnięcie założonych celów. Strategia „win-win” opiera się na wypracowaniu korzyści dla obu stron. Wymaga otwartej komunikacji, współpracy i szukania kreatywnych rozwiązań. Z kolei strategia „win-lose” jest skupiona się na maksymalizacji własnych korzyści kosztem drugiej strony. Jest bardziej konfrontacyjna i prowadzi najczęściej do krótkoterminowych rozwiązań.

Negocjacje biznesowe opierają się w dużej mierze na rozmowie dwóch lub większej ilości stron, stąd niezwykle istotną rolę odgrywają umiejętności skutecznej komunikacji i budowania dobrych relacji. Aktywne słuchanie (kluczowe dla zrozumienia potrzeb i stanowiska drugiej strony), jasność i precyzja wypowiedzi, świadomość komunikacji niewerbalnej, umiejętność panowania nad emocjami, budowanie relacji opartej na szacunku i zaufaniu, kultura osobista stanowią siłę negocjacyjną managera.

Krok 3 – zakończenie negocjacji.

Zakończenie procesu negocjacji oznacza osiągnięcie jednego z dwóch rezultatów – wypracowanie wspólnego stanowiska lub jego brak. Dobra praktyką jest przygotowanie pisemnego podsumowania. W przypadku porozumienia warto zapisać w nim wszystkie ustalenia. W przypadku fiaska, podziękowanie drugiej stronie za poświęcony czas buduje dobry wizerunek managera i firmy, którą reprezentuje.

Prowadzenie negocjacji biznesowych stanowi wyzwanie dla wielu managerów, w szczególności tych, którzy są na początku swojej managerskiej drogi. Dobrą informacją jest to, że można się ich nauczyć (podobnie jak każdej innej kompetencji). Z pomocą przychodzą szkolenia, przedmiotowa literatura, a przede wszystkim praktyka, czyli ćwiczenie umiejętności negocjacyjnych przy każdej nadarzającej się okazji.