Od czego warto zacząć zarządzając zespołem?

Pół żartem mam ochotę napisać, że od początku… Brzmi bardzo prosto i oczywiście. Tylko czym ten początek właściwie jest? 

Dla mnie to ustalenie własnych zasad współpracy najpierw ze sobą, potem z zespołem, którym zarządzam lub będę zarządzać.

Wiele nieporozumień we współpracy pracownik- szef, miałam okazje obserwować, słyszeć, czy doświadczać, wynikało właśnie z braku ustalenia takich zasad. Mam tu na myśli formę komunikacji, zadania, sposoby ich rozliczania, działania operacyjne.

Kilka bardziej szczegółowych przykładów zasad wspierających zarządzanie zespołem:

1. Zależy Ci na punktualności, czy są jakieś widełki spóźnień przyjść do pracy, czy wykonania zadania? W jakich sposób komunikuję spóźnienie? Jakie są konsekwencje spóźnień?
2. Jeżeli nie mogę odebrać/ odpisać, to w jaki sposób i czy mam o tym informować?
3. Jakie są pierwsze zadania po wejściu do pracy? Jakie przed wyjściem?
4. W jaki sposób i czy uzupełniam kalendarz?
5. Do kogo, w jaki sposób komunikuję się w firmie?
6. Gdzie i jakie informacje znajdę?
7. W jaki sposób rozliczam się z zadań?
8. Komunikujemy się telefonicznie, SMS, e-mailowo?
9. Zwracamy się do siebie po imieniu, czy nie?
10. W jakich godzinach kontaktujemy się ze sobą?
11. Jaki strój, makijaż, biżuterię nosimy do pracy?
12. W jakich porach są przerwy, czy i jak je komunikujemy?
13. Do kiedy i jak ustalamy grafiki, urlopy, dyżury?
14. Kiedy ustalasz zadania na dany miesiąc i kiedy jest rozliczenie?
15. Jak częsta jest komunikacja i od czego zależy?
16. W jakich godzinach pracujemy, jak wyglądają zmiany, w jaki sposób i czy mogę się zamieniać?
17. Kto, za co odpowiada w danym miesiącu?

Co potrzebujesz Ty ustalić jeszcze? Co jest ważne dla Ciebie? Jakimi Ty chcesz kierować się zasadami przy zarządzaniu zespołem?

Warto ze sobą i potem z pracownikami ustalić w naszych wyobrażeniach nawet oczywistości. Ludzie przychodzą z różnych środowisk, domów, z własnymi wartościami, przekonaniami i potrzebami. Spotkali się również z różnym stylem zarządzania zespołem. Dla mnie najlepiej jest porozmawiać. Można to zrobić w „luźnej” formie, przypieczętować mailem, a nawet na kartkach flipchartowych. Najważniejsze, żeby były dostępne dla każdego. Zawsze można było do nich wrócić, przypomnieć. W wyniku nowych sytuacji dostawiać nowe, czy przeformułowywać stare. Te nowe nie powinny działać wstecz.

Zasady powinny obowiązywać obie strony. Czyli Ty nie możesz do mnie dzwonić po 17, ale ja już do Ciebie mogę, bo jestem szefem. Zasady powinien też zaakceptować każdy pracownik. Mieć możliwość zaproponowania zmian lub dodać własne. Jeżeli pojawiają się duże rozbieżności, to jest właśnie dobry moment, aby zadać sobie pytanie: Jak możemy to pogodzić? Na, ile jesteśmy w stanie w tych różnicach ze sobą współpracować? Na, ile możesz Ty zmienić swój sposób zarządzania zespołem?

Drogi szefie masz już swoje zasady? Jeżeli nie masz, to kiedy je ustalisz i jakie one będą?

Ustalenie zasad to jedno, przedstawienie i podpisanie ich to drugie. Ważne jest jeszcze trzeci warunek, w jaki sposób będziesz ich konsekwentnie pilnował?