Brakuje nam czasu w pracy i w życiu prywatnym, czyli kilka słów o zarządzaniu sobą

Żyjemy w erze, gdzie tempo życia ciągle rośnie. Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy zmagają się z chronicznym brakiem czasu! Co wpływa na efektywność pracy i jakość życia prywatnego. Problem zarządzania czasem i energią staje się realnym wyzwaniem, którego nie można lekceważyć.  

Wyzwania świata pracy

Obecnie, przeciętny pracownik musi stawić czoła licznym obowiązkom zawodowym, często balansując między wieloma projektami i terminami. Pracodawcy z kolei starają się sprostać wymaganiom rynku, zachowując konkurencyjność i innowacyjność. W takiej rzeczywistości brak czasu staje się nie tylko problemem indywidualnym, ale również organizacyjnym. 

Badania pokazują, że przeciętny pracownik spędza około 28% swojego czasu w pracy na zadaniach niezwiązanych bezpośrednio z jego głównymi obowiązkami. Oznacza to, że prawie jedna trzecia dnia pracy jest marnowana na czynności, które nie przynoszą realnej wartości firmie.  

Raport “Walka o czas” ujawnia, że pracownicy doświadczają znacznego obciążenia obowiązkami zarówno w sferze prywatnej, jak i zawodowej, głównie z powodu niewystarczającej ilości czasu i trudności w zarządzaniu nim.  

• 95% uczestników badania przyznało, że brakuje im czasu na różne sprawy i zadania w życiu prywatnym,  

• 73% badanych chciałoby mieć więcej czasu na rozwój swojego hobby i zainteresowań,  

• 67% na aktywność fizyczną,  

• 58% na rozwój swoich kompetencji i umiejętności. 

Raport wskazuje, że życie prywatne pracownika ma bezpośredni wpływ na jego produktywność w pracy, gdzie obciążenie prywatnymi obowiązkami może prowadzić do zmniejszenia efektywności zawodowej.  

• Ponad 60% badanych wskazało, że natłok zadań w życiu prywatnym sprawia, że jest im trudniej skoncentrować się na zadaniach w pracy, a także, że czują zmęczenie i pracują mniej wydajnie.  

• U co drugiej badanej osoby duże natężenie zadań z życia prywatnego wywołuje spadek motywacji do pracy, która staje się wtedy dodatkowym obciążeniem oraz mniejszą cierpliwość do zadań, jakie pojawiają się w pracy.  

• Co trzeci badany przyznał, że z powodu zbyt wielu zadań domowych zdarza mu się spóźniać do pracy lub też wychodzić wcześniej, a także częściej popełniać błędy w pracy lub wykonywać swoje zadania mniej dokładnie. Co piątemu badanemu zdarza się wtedy zawalać terminy w pracy, bo trudniej jest mu wtedy zarządzać zawodowymi zadaniami.  

• 53% osób wskazało, że mają poczucie, że ich pracodawca dba o to, aby mogli zachować równowagę w obszarze praca-życie.  

• Wśród odczuć, jakie pojawiają się u osób, które doświadczają braku czasu na różne zadania i sprawy w życiu prywatnym, dominują zmęczenie związane z nadmiarem zadań (66% wskazań), poczucie winy (63%) oraz frustracja lub irytacja wynikająca z tego, że nie mogą czegoś zrobić (56%). Co druga osoba odczuwa też niepokój lub rozdrażnienie związane z koniecznością wyboru zadań do realizacji, a 40% badanych doświadcza wtedy niepokoju lub obaw związanych z niespełnieniem czyichś oczekiwań.  

• Jedynie 6% badanych wskazało, że umie sobie radzić z nadmiarem zadań w życiu prywatnym i nie wywołuje to u nich żadnych szczególnych uczuć. 

Zarządzanie czasem — nadal musimy się tego uczyć 

• Planowanie i priorytetyzacja: Jednym z najważniejszych aspektów efektywnego zarządzania czasem jest umiejętność planowania i priorytetyzacji swoich zadań. Pracownicy powinni codziennie poświęcać kilka minut na zaplanowanie swojego dnia, ustalając, które zadania są najważniejsze i wymagają natychmiastowej uwagi. Zapisywanie wszystkich zadań i planów w notatniku, kalendarzu lub aplikacji jest pomocne, bo w codziennym natłoku obowiązków łatwo jest zapomnieć o ważnych rzeczach. Warto nie podejmować się realizacji nowych projektów, na które nie masz wystarczającej energii lub czasu. 

• Unikanie wielozadaniowości: Multitasking często prowadzi do spadku jakości wykonywanych zadań oraz zwiększa poziom stresu. Koncentracja na jednym zadaniu na raz i dążenie do jego ukończenia przed rozpoczęciem kolejnego może przynieść znacznie lepsze rezultaty. 

• Delegowanie zadań: Pracodawcy powinni pamiętać, że nie muszą robić wszystkiego sami. Delegowanie zadań odpowiednim pracownikom nie tylko odciąża liderów, ale również rozwija kompetencje i poczucie odpowiedzialności wśród zespołu. 

• Równowaga praca-życie: Utrzymanie zdrowej równowagi w życiu jest kluczowe dla zachowania wysokiego poziomu energii. Pracodawcy powinni promować politykę elastycznego czasu pracy oraz zapewniać pracownikom możliwość odpoczynku i regeneracji. 

• Zdrowe nawyki: Regularna aktywność fizyczna, odpowiednia dieta i wystarczająca ilość snu są fundamentalnymi elementami zarządzania energią. Pracownicy powinni być zachęcani do dbania o swoje zdrowie poprzez programy wellness i inicjatywy promujące zdrowy styl życia. 

• Skupienie: Unikanie rozpraszaczy, takich jak media społecznościowe, które mogą wyrywać z wykonywanych zadań. 

• Używanie narzędzi do organizacji. Wykorzystanie aplikacji i narzędzi, które pomogą śledzić zadania, ustalać priorytety i planować czas. Aplikacje do zarządzania zadaniami, kalendarze online i notatniki elektroniczne oraz do zarządzania projektami, takie jak Asana, Trello czy Slack, pozwalają na lepszą organizację pracy zespołowej i komunikację. Aplikacje do monitorowania czasu, takie jak RescueTime, pomagają zidentyfikować, na co poświęcamy najwięcej czasu i jak możemy to zoptymalizować. 

• Efektywne techniki pracy: Stosowanie metod takich jak macierz Eisenhowera czy technika Pomodoro (pracowaniu przez określony czas (np. 25 minut) z pełnym skupieniem, a następnie robieniu krótkiej przerwy, z powtórzeniem cyklu) może znacznie poprawić naszą produktywność. Zasada 2 minut: Jeśli czynność zajmie Ci 2 minuty lub mniej, wykonaj ją natychmiast. To pomaga skrócić listę zadań i zmniejszyć frustrację. Metoda GTD (Getting Things Done) polega na gromadzeniu wszystkich zadań, analizie, porządkowaniu, przeglądzie i wykonaniu. Ścisłe trzymanie się planu zadań pozwala uniknąć zamętu w głowie.  

• Zachowanie elastyczności: Życie jest pełne niespodzianek. Bądźmy elastyczni i gotowi na zmiany. Pozwólmy sobie na spontaniczne działania i zachowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym. 

Zarządzanie czasem i energią to nie tylko kwestia indywidualna, ale także organizacyjna. Pracownicy i pracodawcy muszą współpracować, aby stworzyć środowisko, w którym każdy ma szansę na efektywną pracę i życie prywatne. Dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom możliwe jest osiągnięcie równowagi, która przyniesie korzyści zarówno jednostkom, jak i całej organizacji. Warto inwestować w rozwój umiejętności zarządzania czasem i energią, ponieważ to inwestycja, która z pewnością się zwróci.