Trudne sytuacje w pracy managera - zwolnienie pracownika

Miałam okazję spotkać się niedawno z grupą managerów z branży IT. Rozmowa dotyczyła wyzwań, z jakimi mierzą się obecnie, m.in. dotyczących redukcji zatrudnienia, które od jakiegoś czasu dotyka ten sektor. W trakcie dyskusji przytoczone zostało zdarzenie, szeroko komentowane w mediach kilka miesięcy temu, dotyczące zwolnień grupowych, przeprowadzonych w polskim oddziale międzynarodowej firmy technologicznej. Wypowiedzenie zostało przekazane pracownikom podczas spotkania na platformie telekonferencyjnej, na które zostali zaproszeni 10 minut wcześniej. W takcie tego spotkania na ich skrzynki e-mail wysłano korespondencję zawierającą wypowiedzenie i informację o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy. Pracownikom obecnym w siedzibie firmy dano kilkadziesiąt minut na spakowanie swoich rzeczy i opuszczenie stanowiska pracy… Managerowie, z którymi rozmawiałam, nie kryli swojego zażenowania takim działaniem pracodawcy i niepokoju, dotyczącego kierunku, jaki obierają przedsiębiorstwa w zakresie praktyk dotyczących rozwiązywania umów z pracownikami. Spotkanie to skłoniło mnie do napisania dzisiejszego artykułu. 

Zwolnienie pracownika jest procesem, który wymaga skrupulatnego przestrzegania przepisów i procedur. Przeprowadzenie go bez odpowiedniego przygotowania może wiązać się z poważnymi konsekwencjami, w szczególności w postaci roszczeń pracowników oraz długotrwałych i kosztownych procesów sądowych. Nie jest również wydarzeniem przyjemnym – zarówno dla managera, który musi poinformować o tym pracownika, jak i dla samego zwalnianego. To sytuacja, w której trudno jest uniknąć pojawienia się mocnych, negatywnych emocji. Nie bez przyczyny na skali stresu Holmesa i Rahe’a „zwolnienie z pracy/bezrobocie” zajmuje wysoką, 8 pozycję (na ponad 40). Warto więc dołożyć starań i przeprowadzić je z zachowaniem zasad szacunku i godności. 

Oto lista kluczowych kroków, które powinien podjąć manager, aby etycznie i zgodnie z prawem przeprowadzić proces zwolnienia pracownika: 

• Zgromadzenie przyczyn (dokumentów, dowodów) zwolnienia. 

Jeżeli zwolnienie wynika ze zmian organizacyjnych firmy np. redukcji etatów czy zdublowania stanowisk wynikających z przeprowadzonej fuzji, warto upewnić się, że zostały sprawdzone i przeanalizowane wszystkie alternatywy (dla przykładu – relokacja pracownika na inne stanowisko czy obniżenie części etatu). 

W przypadku zwolnienia z winy pracownika, należy mieć w ręku wszystkie dokumenty, które potwierdzają powody zwolnienia, takie jak raporty wydajności, notatki służbowe, e-maile, oceny okresowe, feedback od innych pracowników. 

• Sprawdzenie przepisów prawnych i warunków umowy o pracę. 

Przed rozpoczęciem procesu zwolnienia trzeba mieć pewność, że zostały zachowane wszystkie wymogi wynikające z przepisów Kodeksu Pracy, obowiązującego w firmie regulaminu pracy i warunków umowy o pracę podpisanych z pracownikiem. W wielu firmach proceduralnymi aspektami zwolnienia pracownika zajmuje się dział HR i/lub prawny – warto konsultować z nimi możliwości i warunki każdego zwolnienia.    

• Przygotowanie dokumentów dotyczących zwolnienia pracownika. 

Zwolnienie pracownika wymaga formy pisemnej. Aby uniknąć przykrych i kosztownych konsekwencji należy upewnić się, że wypowiedzenie zawiera wszystkiej niezbędne informacje – powód zwolnienia, okres wypowiedzenia, datę zakończenia pracy, pouczenie o przysługującym prawie do odwołania i wskazaniem odpowiedniego sądu ect. 

Zgodnie z Kodeksem Pracy, obowiązkowym dokumentem, który otrzymuje pracownik jest świadectwo pracy, w którym zawarte są informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Należy zadbać, aby zostało odpowiednio wcześniej przygotowane, ponieważ przepisy jednoznacznie określają termin jego wydania – pracownik powinien otrzymać je w ostatnim dniu pracy.  

• Przygotowanie się i przeprowadzenie rozmowy. 

Jak już wspomniałam, rozmowa z pracownikiem, podczas której jest informowany o zwolnieniu z pracy, w zdecydowanej większości przypadków jest dla niego bardzo stresującą sytuacją. Trzeba być przygotowanym na różne reakcje – awanturę, płacz, stupor, gwałtowne pogorszenie stanu zdrowia, groźby ect. Stąd do rozmowy warto się precyzyjnie przygotować i przeprowadzić ją zapewnieniem szacunku, dyskrecji i komfortu obu stron. Po przekazaniu decyzji i przedstawieniu powodów należy wręczyć pracownikowi pisemne wypowiedzenie i poprosić o potwierdzenie odbioru.     

• Poinformowanie pozostałych członków zespołu. 

Nie można zapomnieć o poinformowaniu o zaistniałych zmianach personalnych pozostałych pracowników. Zwolnienie kolegi/koleżanki rodzi różne emocje również u innych osób w zespole. Zorganizowanie krótkiego spotkania, podczas którego przekazane zostaną podstawowe informacje dotyczące zaistniałej sytuacji, oczyszcza atmosferę i ułatwia pracownikom odnalezienie się w nowej rzeczywistości.