Zwolnienie pracownika w 10 krokach

Rozstanie z pracownikiem zazwyczaj należy do trudnych doświadczeń. Szczególnie gdy z taką sytuacją musimy się zmierzyć po raz pierwszy. Aby zapewnić sobie i zwalnianej osobie komfort w tej sytuacji, warto przygotować się kompleksowo do takiego spotkania, nie tylko pod kątem poprawności prawnej wręczanych dokumentów, lecz również zwracając uwagę na formę, w jakiej przeprowadzamy rozmowę ze zwalnianym pracownikiem.

Zakładając, że mamy już gotowe dokumenty, przygotujmy scenariusz takiego spotkania. To my jesteśmy inicjatorem spotkania i w dużej części odpowiadamy za jego przebieg.

Przygotowanie może wyglądać następująco:

1. Przed spotkaniem warto ustalić, czy pracownik w dniu X będzie w pracy. Upewnij się, że w tym dniu nie ma zaplanowanego urlopu ani nie przebywa na zwolnieniu lekarskim.
2. Jeśli jesteś przełożonym zwalnianej osoby, najlepiej poproś inną osobę z firmy, żeby również wzięła udział w spotkaniu. Może to być osoba z działu personalnego, ale jeśli nie masz takiej funkcji u siebie w firmie, poproś o pomoc inną osobę, której ufasz. Obecność drugiej osoby jest kluczowa przy ewentualnym odwołaniu pracownika w sądzie pracy.
3. Uzgodnij z drugą osobą podział ról podczas spotkania. Rekomenduje się, żeby decyzję o zwolnieniu i jego powodach przekazał bezpośredni przełożony. Druga osoba może przeczytać na głos treść dokumentu o wypowiedzeniu umowy o pracę.
4. W trakcie spotkania najpierw możesz swoimi słowami przekazać pracownikowi, jaki jest powód i cel spotkania. Spokojnie przekaż mu swoją decyzję i wytłumacz prostym językiem, co skłoniło Cię do podjęcia takiej decyzji. Pamiętaj, że pracownik w tym momencie ma bardzo podniesiony poziom emocji i jego reakcja może być skrajnie różna. Może zareagować zarówno nerwowo, agresywnie, jak i kompletnie wycofać się i zamilknąć.
5. Reakcja pracownika jest trudna do przewidzenia. Pamiętaj jednak, że celem tego spotkania jest przekazanie pracownikowi Twojej decyzji i uzyskanie jego podpisu na dokumencie, co będzie potwierdzeniem, że zapoznał się z jego treścią. Nie wchodź w zbędne dyskusje. Nie pozwól sobie na wchodzenie w szczegóły i dopowiadanie historii, które nie są opisane w treści wypowiedzenia. To Ty jesteś gospodarzem tego spotkania i Ty nim zarządzasz.
6. Przemyśl wcześniej i ustal z drugą osobą, czy dacie zwalnianemu pracownikowi możliwość wykonania telefonu do bliskiej osoby, albo wyjścia na chwilę przerwy, jeśli o to poprosi w trakcie spotkania. Jeśli pracownik wyjdzie z pomieszczenia bez podpisania dokumentów, powinniście sporządzić oświadczenie, że pracownik został skutecznie zapoznany z treścią wypowiedzenia. Nie ma też znaczenia, że przykładowo zniszczył w Waszej obecności dokument. Najważniejsze, że dwie osoby mogą potwierdzić, że został zapoznany z treścią.
7. Ustal, czy zgodzisz się na podpisanie rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron, jeśli pracownik poprosi o taką możliwość. Zastanów się, czy sam, z własnej inicjatywy, poinformujesz pracownika, że istnieje możliwość rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron. Zastanów się, czy chcesz to zrobić od razu, czy w innym terminie. Porozumienie stron wyczerpuje roszczenia pracownika, więc jest najbardziej wskazaną formą rozstania z zatrudnionym.
8. Rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron daje pracodawcy większe szanse na wyczerpanie wszelkich roszczeń pracownika, dlatego teoretycznie będzie miał on mniejsze szanse wygrania sprawy w sądzie pracy. Zastanów się, co wpiszesz ewentualnie w treść takiego porozumienia, na co się zgodzisz, a co nie będzie akceptowalne.
9. Może się zdarzyć, że pracownik będzie dopytywał o szczegóły dotyczące świadczeń, sposobu naliczenia ekwiwalentu za urlop, czy odprawy. Daj mu dane kontaktowe osoby, która ma wiedzę fachową i rozwieje jego wątpliwości, ale już po spotkaniu.
10. Ustal, co zrobisz po podpisaniu przez pracownika wypowiedzenia. Kogo poinformujesz w pierwszej kolejności. Czy dasz pracownikowi możliwość powrotu do miejsca pracy i pożegnania się ze współpracownikami, czy ma opuścić firmę bez pożegnania? Czy ma od razu oddać narzędzia pracy (przykładowo telefon komórkowy) czy może to zrobić w późniejszym terminie? W jaki sposób zabierze swoje rzeczy osobiste z biurka czy szafki? Czy będzie miał prawo do zorganizowania spotkania pożegnalnego ze współpracownikami? Warto tu rozważyć zarówno powód, dla którego rozstajemy się z danym pracownikiem, ale też jego staż pracy, dotychczasowe zachowanie i relacje z innymi pracownikami. Pamiętaj, że pozostali pracownicy zostaną w firmie i będą bacznie obserwować, jak została potraktowana zwalniana osoba. Pracownicy mają świadomość, że każdy z nich mógłby znaleźć się w takiej sytuacji i chcieliby, by odbyło się to z szacunkiem.

Z mojego doświadczenia wynika, że z im większym szacunkiem przeprowadzimy wręczenie wypowiedzenia pracownikowi, tym mniejsze są szanse, że wejdzie z nami w formalny spór na drodze sądowej.

Autor: Monika Sawczuk-Petrov