ABC ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI - METODYKA KANBAN. TO DO – IN PROGRESS – DONE 

Korzenie metodyki Kanban sięgają lat 40-stych XX w., kiedy to Toyota rozpoczęła prace nad procesem optymalizacji sposobu zarządzania zapasami i przepływu materiałów, aby zmniejszyć marnotrawstwo i unikać nadwyżek produkcyjnych. Wdrożony system Just-in-time (JIT), bazował na systemie kart (nazwanych Kanban), na których pracownicy produkcji przekazywali bieżące zapotrzebowanie na surowce i półprodukty, dzięki czemu poszczególne elementy były dostarczane tylko wtedy, gdy były potrzebne. Przyjęte rozwiązanie pozwoliło Toyocie znacznie ograniczyć koszty (m.in. o 75% zmniejszono poziom zapasów), a tym samym osiągnąć wzrost konkurencyjności i przychodów firmy. Ze względu na swoją skuteczność system JIT i karty Kanban stały się integralnym elementem TPS, czyli Systemu Produkcyjnego Toyoty.  

Dopiero na początku XXI w. dostrzeżono potencjał Kanban dla organizacji procesów nieprodukcyjnych, szczególnie w branży IT. David J. Anderson, specjalista w zarządzaniu projektami, szukając sposobów na poprawę wydajności zespołów programistycznych oraz ograniczenie marnotrawstwa, zauważył, że Kanban może pomóc w zarządzaniu przepływem zadań, zapewniając lepszą widoczność postępów i usprawniając procesy, nawet w kontekście złożonych, wieloetapowych projektów. Zwieńczeniem jego prac nad tym zagadnieniem, było wydanie w 2010 roku książki „Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business”, która stała się kluczową publikacją na temat metodyki Kanban w zarządzaniu projektami. 

Obecnie Kanban jest jedną ze zwinnych metodyk, która dzięki wizualizacji pracy, zarządzaniu przepływem zadań a także ciągłemu doskonaleniu procesów, prowadzi do maksymalizacji wydajności i minimalizacji marnotrawstwa. 

TABLICA KANBAN 

Podstawowym elementem metodyki Kanban, ułatwiającym zespołom organizację pracy, identyfikację problemów oraz optymalizację procesów, jest tablica Kanban. Tablica podzielona jest na kolumny, z których każda odpowiada jednemu etapowi procesu. Klasyczna tablica składa się z 3 kolumn: 

• to do (do zrobienia) 

• in progress (w toku) 

• done (zrobione). 

W bardziej skomplikowanych procesach mogą pojawić się dodatkowe kolumny (np. testowanie, weryfikacja, oczekiwanie na akceptację) – w sumie może ich być nawet kilkadziesiąt. Wszystko zależy od specyfiki i stopnia złożoności danego projektu.  

Każde zadanie lub jego element jest reprezentowane przez kartę, którą przesuwa się pomiędzy kolumnami w miarę postępów prac. Karta zawiera kluczowe informacje na temat zadania – tytuł, opis, termin realizacji, osobę odpowiedzialną, priorytet ect. Finalnie każda karta przechodzi tę samą drogę od lewej do prawej strony tablicy, czyli od „to do” do „done” (wyjątek stanowią karty opisujące zadania, które zostały porzucone przed ich zakończeniem). 

Wykorzystanie tablicy umożliwia zespołom śledzenie przepływu pracy i identyfikację potencjalnych wąskich gardeł. Ułatwia również elastyczne zarządzanie zadaniami – zmiany można wprowadzać w dowolnym momencie. Nowe zadania są po prostu dodawane do tablicy, a aktualne w łatwy sposób mogą zmienić priorytet, zostać zawieszone lub usunięte z tablicy. Jest to szczególnie cenne w środowiskach, które wymagają ciągłego dostarczania produktów, zarządzania pracą w toku i szybkiego reagowania na zmieniające się priorytety. 

Wraz ze wzrostem popularności pracy zdalnej coraz częściej używane są tablice cyfrowe (np. Trello, Jira czy Asana), jednak równie skuteczne są tradycyjne rozwiązania, z wykorzystaniem tablicy korkowej czy whiteboard.  

WORK IN PROGRESS LIMIT (LIMIT WIP) 

Limity WIP są kolejnym kluczowym elementem metodyki Kanban, wpływającym na lepsze zarządzanie przepływem pracy, wydajnością i dostarczaniem wartości w sposób bardziej przewidywalny i zorganizowany. Przykładowy limit WIP może wyglądać następująco: 

• to do – bez limitu, 

• in progress – limit 3 (maksymalnie trzy zadania mogą być realizowane jednocześnie), 

• done – bez limitu. 

W momencie, gdy zespół osiągnie limit WIP, nie może rozpocząć nowych zadań, dopóki przynajmniej jedno z nich nie zostanie przesunięte dalej. Ograniczenie liczby zadań lub elementów pracy, jakie mogą być jednocześnie realizowane przez zespół lub w danym etapie procesu, pozwala unikać przeciążenia, zwiększa efektywność i koncentrację na wykonywanych zadaniach. 

Dzięki swoim prostym i uniwersalnym zasadom Kanban przeszedł długą drogę od systemu stosowanego w produkcji do jednej z najczęściej używanych metod zwinnego zarządzania projektami na całym świecie, zwłaszcza w środowiskach, które wymagają wysokiej adaptacyjności i elastyczności.