8 godzin, 480 minut, 28 800 sekund – jak skutecznie zarządzać czasem? 

Nasze życie zawodowe z każdym rokiem jest coraz bardziej dynamiczne. Ilość informacji i zadań, które musimy w szybkim czasie przetworzyć/ wykonać powoduje, że wiele osób ma realny problem z realizacją wszystkich obowiązków w zakontraktowanym z pracodawcą czasie. Nieustanny pośpiech, powierzchowne działania, niewywiązywanie się z terminów mogą powodować zniechęcenie, frustrację i zaburzenie work-life balance, a w dłuższej perspektywie prowadzić do wielu niekorzystnych dla nas stanów, jak wypalenie zawodowe czy depresja.  

Jak zapanować nad chaosem, który zaczyna rządzić naszą pracą? Jak odnaleźć się  w przytłaczającej ilości maili, spotkań, projektów? Kluczem jest umiejętne wykorzystanie czasu  i prawidłowa organizacja zadań, które mamy do wykonania. Wprowadzenie do swojej codziennej pracy zasad zarządzania zadaniami oraz wykorzystanie sprawdzonych technik zarządzania czasem wprowadzi ład i porządek, zwiększy naszą produktywność i pozwoli terminowo wywiązywać się z nałożonych na nas obowiązków. 

Oto lista skutecznych i prostych do wdrożenia zasad zarządzania zadaniami: 

• Planowanie długoterminowe – to nic innego, jak określenie dużych, kluczowych celów, nad którymi będziemy pracować w dłuższym okresie czasu (kwartał, pół roku, rok), np. wdrożenie ważnego projektu, reorganizacja struktury firmy, nauka języka obcego. 
• Planowanie krótkoterminowe – to projektowanie naszej pracy w krótkim okresie czasu np. dnia, tygodnia czy miesiąca. Plan powinien zawierać zarówno działania wynikające z celów długoterminowych jak i codzienne czynności, jak odczytywanie maili, czy spotkania pracownicze. 
• Priorytetyzacja zadań – czyli określenie, które zadania są najważniejsze, które  mniej ważne, a które najmniej istotne. Nie zawsze jest to proste zadanie – na szczęście można skorzystać z narzędzi, które ułatwiają priorytetyzację zadań, jak np. macierz Eisenhowera. 
• Delegowanie – nie wszystkie zadania musimy wykonywać osobiście. Jeżeli zarządzamy zespołem pracowników możemy (a nawet powinniśmy) angażować ludzi w działania prowadzące do realizacji celów. 
• Lista zadań – prowadzenie terminarza działań, które musimy wykonać w danym dniu czy tygodniu, porządkuje naszą pracę i powoduje, że nic nam nie umknie. 

Wprowadzenie do naszej pracy zasad zarządzania zadaniami jest pierwszym krokiem do skutecznego zarządzania czasem. Kolejnym – nie mniej ważnym – jest prawidłowe i terminowe ich wykonanie. Tu również z pomocą przychodzą sprawdzone techniki. Poniżej prezentuję kilka najpopularniejszych: 

Zasada 60:40 

Jej głównym założeniem jest planowanie swoich działań z zachowaniem pewnego buforu czasu, który pozostaje wolny. Oznacza to, że planujemy np. 60% naszego dnia pracy. Pozostałe 40% przeznaczone będzie na aktywności, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć – maile, na które trzeba pilnie odpowiedzieć, niezapowiedziane spotkania z zespołem lub szefem, awarie systemów ect. Oczywiście podział 60:40 jest umowny – w zależności od specyfiki naszej pracy i predyspozycji osobistych podział może wynosić 70:30, czy 80:20. Ważna, aby nie planować kalendarza na 100%, dzięki czemu będziemy mogli spokojnie odnaleźć się w niespodziewanej sytuacji. 

Technika Pomodoro 

To jedna z najpopularniejszych technik zarządzania czasem. Polega na planowaniu naszych działań w określonych blokach czasowych np. 25 minut pracy, 5 minut przerwy, kolejne 25 minut pracy, 5 minut przerwy… Po 4 takich cyklach przerwa powinna być dłuższa – 15-20, a nawet 30 minutowa. Oczywiście 25:5 jest umowne – możemy zaplanować np. 30 lub 40 minut pracy. Ważne, aby przez ten czas w pełni skupić się na wykonywanym zadaniu. 

Bloki czasowe 

Głównym założeniem tej techniki jest praca w określonych blokach czasowych, w których zajmujemy się określonymi typami zadań, np.: spotkania, praca koncepcyjna, czytanie i odpisywanie na maile, działania w ramach projektu. Bloki czasowe mogą być kilkukrotnie powtarzane w ciągu dnia pracy. Dla przykładu możemy zaplanować, 2 godziny przeznaczone na czytanie i odpisywanie na maile  – 1 rano, 1 po południu. Należy również pamiętać, aby pomiędzy poszczególnymi blokami pozostawić pewną ilość wolnego czasu, dzięki czemu będziemy przygotowani na niespodziewane zdarzenia, które są naturalna częścią naszej pracy.  

Bez względu na to, z jakiego narzędzia skorzystamy, ważne jest, aby używać go w naszej codziennej pracy. Samo planowanie nie wystarczy, aby skutecznie zarządzać czasem. A więc do dzieła!

Autor artykułu: Aneta Skowyra-Mazur – Trener Biznesu, Konsultant DISC, praktyk sprzedaży i zarządzania sprzedażą